یک پلتفرم برای اداره‌ی ساختمان‌ها، هتل‌ها و تیم‌هایی که آن‌ها را سرپا نگه می‌دارند

مشکل: کاری که در تماس تلفنی، کاغذ و گروه چت گم می‌شود

بیشتر تیم‌های عملیاتی کم‌کاری نمی‌کنند. چیزی که ندارند یک جای واحد است که درخواست‌ها در آن ثبت شوند، مسئول داشته باشند و بسته شوند. در هتل، مهمان برای حوله با پذیرش تماس می‌گیرد، پذیرش با خانه‌داری تماس می‌گیرد و درخواست فقط تا وقتی زنده است که کسی آن را به خاطر داشته باشد. در ساختمان مسکونی یا اداری، یکی از ساکنان به مدیر ساختمان پیام می‌دهد و او عکس را در واتس‌اپ برای تکنسین فوروارد می‌کند. در یک قرارداد نظافت یا یک پردیس، سرپرست اول شیفت کارها را روی کاغذ پخش می‌کند و آخر شیفت می‌فهمد کدام‌ها جا مانده‌اند.

هر کدام از این روش‌ها در یک روز خلوت جواب می‌دهد. در یک روز شلوغ، همه به یک شکل شکست می‌خورند:

• درخواست‌ها بین کسی که آن را شنیده و کسی که باید انجامش دهد گم می‌شوند.
• هیچ‌کس مسئول کار نیست، پس یا دو نفر انجامش می‌دهند یا هیچ‌کس.
• هیچ ثبتی از زمان شروع و پایان کار و هیچ مدرکی از انجام آن وجود ندارد.
• مدیران حجم کارهای باز را نمی‌بینند و مشکلات را از طریق شکایت‌ها می‌فهمند.
• هیچ داده‌ای نشان نمی‌دهد کدام تیم زیر فشار است یا کدام نوع درخواست مدام تکرار می‌شود.

TaskLoop از چه بخش‌هایی تشکیل شده است

TaskLoop از سه اپلیکیشن به‌هم‌پیوسته ساخته شده است؛ یکی برای هر نفر در این چرخه.

اپلیکیشن درخواست. در هتل، هر اتاق کد QR مخصوص خودش را دارد. مهمان آن را اسکن می‌کند، چیزی را که لازم دارد انتخاب می‌کند، روند رسیدگی را دنبال می‌کند و در پایان به خدمات امتیاز می‌دهد. نیازی به تماس تلفنی نیست. در ساختمان‌ها، همین سازوکار به ساکنان و مستأجران اجازه می‌دهد مشکلات را از طریق کد QR داخل واحدشان، در فضاهای مشاع یا روی یک تجهیز گزارش کنند.

داشبورد مدیریت. پذیرش، دفتر ساختمان یا سرپرست درخواست‌ها را ثبت می‌کند، از جمله آن‌هایی که هنوز تلفنی یا حضوری می‌رسند. هر وظیفه را به یک نفر یا یک واحد می‌سپارد، اولویت، مهلت و دستورالعمل تعیین می‌کند و همه‌ی درخواست‌های باز و حجم کار هر واحد را به‌صورت لحظه‌ای می‌بیند.

اپلیکیشن موبایل کارکنان. مستخدمان خانه‌داری، تکنسین‌ها و نیروهای میدانی وظایف را با اعلان (push notification) دریافت می‌کنند، می‌پذیرند، وضعیتشان را به‌روز می‌کنند و با یک عکس اختیاری و ثبت زمان تکمیل می‌بندند. اگر وظیفه‌ای از مهلتش بگذرد، به سرپرست ارجاع می‌شود.

پشت این سه اپلیکیشن، گزارش‌ها نرخ تکمیل وظایف، زمان پاسخ و زمان انجام، عملکرد کارکنان و امتیاز مهمانان را نشان می‌دهند.

یک پلتفرم برای ساختمان‌ها، هتل‌ها و تیم‌ها

TaskLoop سه بخش هم‌وزن دارد، چون اصل کار در هر سه یکی است. کسی چیزی می‌خواهد، کسی مسئول می‌شود، کار انجام می‌شود و کسی آن را بررسی می‌کند. فقط واژه‌ها عوض می‌شوند:

اجرای هر سه روی یک پلتفرم یعنی یک روش کار برای سازمان‌هایی که مرز این حوزه‌ها را رد می‌کنند؛ مثل هتل آپارتمان‌ها، برج‌های چندمنظوره یا شرکت‌های مدیریت تأسیسات که هم قرارداد هتلی دارند و هم مسکونی. کارکنان فقط یک اپلیکیشن یاد می‌گیرند. مدیران فقط یک مجموعه گزارش می‌خوانند.

برای مدیران چه چیزی تغییر می‌کند

بزرگ‌ترین تغییر، دید روشن است. به‌جای پرس‌وجو از این و آن، مدیر فرانت آفیس، مدیر فنی یا مدیر تأسیسات داشبورد را باز می‌کند و می‌بیند چه کاری باز است، دست چه کسی است و چه چیزی عقب افتاده. ارجاع خودکار، کار عقب‌افتاده را پیش از آن‌که به شکایت تبدیل شود به سرپرست می‌رساند. مدرک تصویری و ثبت زمان، بحثِ «انجام شد یا نه» را تمام می‌کند. در طول چند هفته، گزارش‌ها نشان می‌دهند زمان پاسخ کجا عقب می‌افتد و کدام درخواست‌ها تکرار می‌شوند؛ همان اطلاعاتی که برای چیدن شیفت‌ها و برنامه‌ریزی نگهداری لازم دارید.

برای دیدن چرخه‌ی کامل در هر محیط، بخش TaskLoop چگونه کار می‌کند را بخوانید یا یک دمو رزرو کنید تا آن را با انواع درخواست‌های خودتان مرور کنیم.