نرم‌افزار عملیات ریزورت برای تیم‌هایی که در یک مجموعهٔ بزرگ پراکنده‌اند

چرا ریزورت سخت‌تر از هتل است

در یک هتل شهری، دورترین اتاق یک آسانسور فاصله دارد. در ریزورت، ممکن است ده دقیقه با خودروی برقی در مسیر ساحلی فاصله داشته باشد؛ از کنار استخر، اسپا و سه رستوران. رسیدن به هر درخواست وقت می‌گیرد و هر مسیر اشتباه وقت بیشتری.

تیم‌های ریزورت بزرگ‌تر و پراکنده‌تر هم هستند: خانه‌داری که به تفکیک منطقه‌های ویلایی تقسیم شده، واحد فنی که استخرها، فضای سبز و موتورخانه‌ها را پوشش می‌دهد، تیم حمل‌ونقل که خودروهای برقی را می‌گرداند، رستوران‌ها و کافه‌ها، سرو غذا در ویلا، اسپا، باشگاه کودکان و مرکز خدمات مهمانی که سعی می‌کند همهٔ این‌ها را با بی‌سیم و تلفن زیر نظر داشته باشد. کانال بی‌سیم شلوغ است، چیزی یادداشت نمی‌شود و وقتی مهمانی هنگام تخلیه شکایت می‌کند که دوش فضای باز هیچ‌وقت تعمیر نشد، هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید به چه کسی خبر داده شده بود.

TaskLoop ساخته شده تا این هماهنگی را قابل مشاهده کند. هر درخواست محل، مسئول، مهلت و سابقه دارد.

یک درخواست ویلا چطور در TaskLoop جریان پیدا می‌کند

هر درخواست چهار مرحله دارد: درخواست، واگذاری، اقدام، ارزیابی.

درخواست. هر ویلا یا اتاق کد QR مخصوص خودش را دارد. مهمان آن را اسکن می‌کند، آنچه لازم دارد را انتخاب و ثبت می‌کند. چون کد متعلق به همان ویلاست، درخواست با محل دقیق می‌رسد؛ دیگر خبری از «همان که نزدیک استخر دوم است» نیست. تماس‌ها و مراجعه‌های حضوری به مرکز خدمات مهمان در داشبورد مدیریت ثبت می‌شوند؛ پس همه‌چیز در یک فهرست است. درخواست با کد QR را ببینید.

واگذاری. مرکز خدمات مهمان یا سرپرست واحد، وظیفه را با اولویت، مهلت و دستورالعمل به یک فرد یا یک واحد واگذار می‌کند: «ویلای ۳۸، فشار آب دوش فضای باز افت کرده، مهمان تا ساعت ۱۷:۰۰ در اسپاست».

اقدام. کارکنان در هر نقطه از مجموعه که باشند، در اپ موبایل TaskLoop اعلان فوری دریافت می‌کنند. وظیفه را می‌پذیرند، وضعیتش را به‌روز می‌کنند و انجامش می‌دهند و هر جا مفید باشد عکس پیوست می‌کنند. زمان‌های انجام ثبت می‌شوند.

ارزیابی. مهمان پیگیری درخواست تا انجام را می‌بیند و به خدمات امتیاز می‌دهد.

اگر وظیفه‌ای از مهلتش بگذرد، به سرپرست یا مدیر شیفت ارجاع داده می‌شود. این همان تور ایمنی است که یک تماس بی‌سیمی ندارد.

لجستیک خودروهای برقی

خودروهای برقی دستگاه گردش یک ریزورت‌اند. مهمانان برای رفتن به اسپا، باشگاه ساحلی، رستوران یا لابی خودرو می‌خواهند؛ چمدان‌ها هنگام ورود و خروج باید جابه‌جا شوند؛ خانه‌داری و واحد فنی برای جابه‌جایی ملحفه یا ابزار به خودرو نیاز دارند.

در TaskLoop، درخواست خودروی برقی هم وظیفه‌ای مثل بقیه است. مهمان برای ساعت ۱۵:۳۰ از ویلای ۳۸ خودرو می‌خواهد؛ مرکز خدمات مهمان آن را به تیم حمل‌ونقل یا یک رانندهٔ مشخص واگذار می‌کند؛ راننده می‌پذیرد و انجام می‌دهد؛ زمان ثبت می‌شود. وقتی جابه‌جایی‌ها دیر می‌شوند، سرپرست حمل‌ونقل آن را روی داشبورد می‌بیند و ارجاع دریافت می‌کند. پس از چند هفته، گزارش‌های زمان پاسخ و انجام نشان می‌دهند ناوگان کی تحت فشار است، معمولاً حوالی صبحانه و غروب؛ همان شواهدی که برای بحث بعدی دربارهٔ برنامهٔ شیفت لازم دارید.

TaskLoop موقعیت خودروها را ردیابی نمی‌کند و مسیر برنامه‌ریزی نمی‌کند. مطمئن می‌شود هر جابه‌جایی مسئول و سابقه دارد.

خانه‌داری در منطقه‌های ویلایی

خانه‌داری ویلا مثل خانه‌داری راهرویی کار نمی‌کند. مستخدمان ملحفه و اقلام پذیرایی را با خودروی برقی جابه‌جا می‌کنند، نظافت ویلا بیشتر طول می‌کشد و سرویس شب باید با رفت‌وآمد مهمانان به ساحل هماهنگ شود. درخواست اقلام پذیرایی از یک ویلای دور، اگر با بی‌سیم به هر کسی که تصادفاً جواب بدهد منتقل شود، ممکن است مدت زیادی منتظر بماند.

با TaskLoop، سرپرست خانه‌داری و سرپرستان منطقه وظایف را به مستخدمان یا تیم خانه‌داری واگذار می‌کنند و پیشرفت را به‌صورت زنده می‌بینند. درخواست حولهٔ اضافه در ویلای ۳۸ به مستخدمی می‌رسد که آن منطقه را پوشش می‌دهد، نه به اولین نفری که پشت بی‌سیم است. قابلیت خانه‌داری و چک‌لیست خانه‌داری بر اساس وضعیت اتاق را ببینید.

واحد فنی در فضای باز

واحد فنی ریزورت فراتر از اتاق‌ها را پوشش می‌دهد: پمپ‌ها و تزریق مواد شیمیایی استخر، دوش‌های فضای باز، آبیاری، روشنایی محوطه، اتصالات اسکله، تجهیزات آشپزخانهٔ چند رستوران و موتورخانه‌های پشت آن‌ها. هوای شور دریا و آفتاب یعنی وسایل زود فرسوده می‌شوند.

هر کار یک وظیفه است که با دستورالعمل به یک مهندس واگذار می‌شود و با عکس و ثبت زمان بسته می‌شود. سرمهندس می‌بیند در سراسر مجموعه چه چیزی باز است و چه چیزی بیش از حد منتظر مانده. وقتی ویلایی باید خارج از سرویس شود، سابقه دقیقاً نشان می‌دهد کدام کار آن را نگه داشته است.

یک نمای واحد برای مرکز خدمات مهمان

مرکز خدمات مهمان، یا دفتر پذیرش، جایی است که بیشتر درخواست‌های ریزورت از آن شروع می‌شوند. با TaskLoop نمایی زنده از همهٔ درخواست‌های باز و بار کاری هر واحد دارد. وقتی مهمانی زنگ می‌زند و می‌پرسد خودرویش کجاست، کارمند از روی صفحه جواب می‌دهد: ساعت ۱۵:۲۱ به تیم حمل‌ونقل واگذار شد، ساعت ۱۵:۲۳ پذیرفته شد.

مدیران کل و مدیران ریزورت گزارش‌هایی از نرخ انجام وظایف، زمان پاسخ و انجام، عملکرد کارکنان و امتیاز مهمانان به تفکیک واحد دریافت می‌کنند. این گزارش‌ها برای جلسهٔ صبحگاهی و برای دیدن اینکه آیا فاصلهٔ «درخواست‌شده» تا «انجام‌شده» کوتاه‌تر می‌شود یا نه، مفیدند.

در کنار PMS شما

PMS شما، مثل Oracle OPERA، Cloudbeds یا Mews، همچنان رزرو، موجودی اتاق‌ها و صورتحساب را اداره می‌کند. TaskLoop کارهای عملیاتی دوران اقامت را اداره می‌کند. در کنار PMS کار می‌کند و با آن یکپارچه نیست. برای اینکه این در کار روزمره یعنی چه، صفحهٔ یکپارچگی‌ها را ببینید.

چه کسی از چه چیزی استفاده می‌کند

شروع کار

با درخواست‌هایی شروع کنید که بیشترین ترافیک بی‌سیم را ایجاد می‌کنند؛ معمولاً خودروهای برقی و خانه‌داری. اول کدهای QR را در یک منطقهٔ ویلایی بگذارید، تماس‌های مرکز خدمات مهمان را از طریق داشبورد ثبت کنید و بعد از دو هفته به زمان‌های پاسخ نگاه کنید. بعد واحد فنی و دیگر بخش‌ها را اضافه کنید.

قیمت‌گذاری بر اساس استعلام است و به مجموعه و تیم شما بستگی دارد. یک دموی رایگان رزرو کنید یا دربارهٔ سیستم مدیریت هتل TaskLoop بیشتر بخوانید.