نرم‌افزار مدیریت ساختمان برای کسانی که ساختمان را سرپا نگه می‌دارند

منظور از نرم‌افزار مدیریت ساختمان در اینجا

نرم‌افزار مدیریت ساختمان، به معنایی که TaskLoop به کار می‌برد، نرم‌افزاری برای اداره‌ی عملیات روزمره‌ی ساختمان است: دریافت درخواست ساکنان و مستأجران، تبدیل آن‌ها به دستور کار، سپردنشان به تکنسین‌ها، پیگیری تا پایان کار و نگه‌داشتن سابقه‌ای که انجام آن را ثابت کند. این همان سیستمی است که دفتر ساختمان، مدیر تأسیسات و تیم تعمیرات هر روز در آن کار می‌کنند.

این تعریف یک توضیح لازم دارد، چون این اصطلاح به دو معنای متفاوت به کار می‌رود.

BMS در مهندسی یعنی اتوماسیون ساختمان

اگر از یک مدیر فنی یا مشاور تأسیسات مکانیکی و برقی بپرسید BMS چیست، یک سیستم اتوماسیون ساختمان را توصیف می‌کند. این لایه‌ی کنترلی است که تجهیزات را پایش و اداره می‌کند: چیلرها، AHUها، فن‌کویل‌ها، پمپ‌ها، مدارهای روشنایی و گاهی رابط‌های کنترل تردد و اعلام حریق. این سیستم با پروتکل‌هایی مثل BACnet یا Modbus با تجهیزات ارتباط می‌گیرد، آلارم‌ها و روندها را روی یک ایستگاه کاری نشان می‌دهد و نقاط تنظیم را خودکار تغییر می‌دهد. Siemens، Honeywell، Johnson Controls و Schneider Electric نام‌های آشنای این حوزه‌اند.

TaskLoop چنین سیستمی نیست. سنسور نمی‌خواند، موتورخانه را کنترل نمی‌کند و به رابط BMS وصل نمی‌شود. هیچ یکپارچگی با IoT ندارد.

TaskLoop لایه‌ی عملیات و نگهداری است

کاری که سیستم اتوماسیون ساختمان انجام نمی‌دهد، مدیریت آدم‌هاست. وقتی BMS برای یک چیلر آلارم دمای بالا می‌دهد، باز هم باید به کسی خبر داد، کسی برود و ببیند، تعمیر کند یا با پیمانکار تماس بگیرد و کار انجام‌شده را ثبت کند. وقتی یکی از ساکنان برج چکه کردن شیر آب را خبر می‌دهد، اصلاً هیچ سنسوری در کار نیست. جای TaskLoop همین گردش کار انسانی است:

• دستور کار برای کارهای اصلاحی، از چراغ چشمک‌زن راهرو تا گرفتگی کف‌شوی پارکینگ.
• درخواست‌های ساکنان و مستأجران که دفتر ساختمان ثبت می‌کند و از گزارش تا اتمام پیگیری می‌شوند.
• نگهداری پیشگیرانه مثل تعویض فیلتر، بازدید پمپ و بازرسی درهای ضدحریق که به‌صورت وظیفه با مهلت و دستورالعمل تعریف می‌شوند. برنامه‌های تکرارشونده و چک‌لیست‌های بازرسی این وظایف را خودکار ایجاد می‌کنند.
• بازرسی‌ها و فهرست نواقص، که در آن هر مورد به یک وظیفه با مسئول تبدیل می‌شود و هنگام بسته شدن عکس دارد.
• هماهنگی پیمانکاران، تا کارهایی که به شرکت آسانسور یا پیمانکار سیستم اطفای حریق سپرده می‌شوند همچنان پیگیری شوند. پیمانکاران می‌توانند کارشان را مستقیم دریافت کنند و با مدرک تصویری ببندند.

به زبان این صنعت، این به یک CMMS سبک یا بخش میز خدمات یک سیستم CAFM نزدیک‌تر است تا به BMS. اگر نسخه‌ی مفصل این تفاوت را می‌خواهید، CMMS در برابر CAFM در برابر BMS را بخوانید.

برای چه کسانی است

TaskLoop برای کسانی ساخته شده که ساختمان را سرپا نگه می‌دارند، نه کسانی که کنترل‌های آن را طراحی می‌کنند:

• مدیران ساختمان و مدیران مجتمع در برج‌های مسکونی که درخواست ساکنان را می‌گیرند، به ورود و خروج ساکنان رسیدگی می‌کنند و به هیئت‌مدیره‌ی مالکان یا موجر پاسخ‌گو هستند.
• مدیران تأسیسات در ساختمان‌های اداری و تجاری که مسئول فضاهای مشاع، درخواست مستأجران و استانداردهای خدمات در یک یا چند سایت‌اند.
• مدیران فنی و سرپرستان تعمیرات که روز تکنسین‌ها را برنامه‌ریزی می‌کنند، تصمیم می‌گیرند چه چیزی فوری است و باید بدانند آخر شیفت کدام کارها هنوز باز است.
• تکنسین‌های تعمیرات، نیروهای نظافت و نگهبانی که کار را روی گوشی دریافت می‌کنند و در محل می‌بندند.
• شرکت‌های مدیریت تأسیسات که چند ساختمان را برای کارفرمایان مختلف اداره می‌کنند و باید به هر کارفرما نشان دهند چه کاری انجام شده است. شرکت‌های مدیریت تأسیسات را ببینید.

مشکلات رایج در عملیات ساختمان

درخواست‌ها از همه‌جا می‌رسند

یکی از ساکنان به لابی زنگ می‌زند، یک مستأجر به مدیر املاک ایمیل می‌زند، یکی از اعضای هیئت‌مدیره عکسی را در واتس‌اپ می‌فرستد و یک تکنسین هم در بازدیدش چیزی می‌بیند. هر کانال حافظه‌ی خودش را دارد. وقتی همان ساکن یک هفته بعد دوباره زنگ می‌زند، هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید کار دست چه کسی بود یا چه سرش آمد.

هیچ‌کس مسئول کار نیست

در یک گروه چت مشترک، درخواست لوله‌کش را شش نفر می‌بینند. هر کدام فکر می‌کند یکی از بقیه آن را برمی‌دارد. یا دو تکنسین سر می‌رسند، یا هیچ‌کدام.

نه مدرکی هست، نه خط زمانی

وقتی مستأجری شکایت می‌کند که کولر دفترش هیچ‌وقت تعمیر نشد، مدیر ساختمان باید نشان دهد درخواست کی رسید، چه کسی رفت و چه کرد. دفتر کاغذی یا رشته‌پیام‌های چت به‌ندرت جواب این را می‌دهد.

کارهای پیشگیرانه پشت کارهای اضطراری جا می‌مانند

هر ساختمانی فهرستی از کارها دارد که باید طبق برنامه انجام شوند: تعویض فیلتر AHU، شست‌وشوی مخزن آب، روشن کردن آزمایشی ژنراتور، بازرسی درهای ضدحریق. وقتی روز با تماس ساکنان پر می‌شود، این کارها اولین چیزهایی‌اند که عقب می‌افتند و تا چیزی خراب نشود کسی متوجه نمی‌شود.

پیمانکاران جعبه‌ی سیاه‌اند

نگهداری آسانسور، سیستم‌های اطفای حریق و تعمیرات تخصصی اغلب به شرکت‌های بیرونی سپرده می‌شوند. وقتی تماس گرفته شد، دفتر ساختمان تا رسیدن فاکتور از کار بی‌خبر می‌ماند.

مدیریت بر اساس شکایت

بدون نمای زنده از کارهای باز، مدیر تأسیسات وقتی از مشکل باخبر می‌شود که مالک یا مستأجری آن را پیگیری کند. هیچ داده‌ای نشان نمی‌دهد کدام درخواست‌ها بیشترین زمان را می‌برند، کدام طبقه‌ها بیشترین خرابی را دارند یا این‌که تیم کم‌نیرو است یا نه.

TaskLoop هر مشکل را چگونه حل می‌کند

یک جا برای همه‌ی درخواست‌ها. درخواست‌های همه‌ی کانال‌ها با واحد یا محل، دسته‌بندی، شرح و اولویت در داشبورد مدیریت ثبت می‌شوند. درخواست‌هایی که تلفنی یا حضوری می‌رسند یک بار وارد می‌شوند و از آن به بعد مثل بقیه پیگیری می‌شوند. ساکنان و مستأجران هم می‌توانند خودشان از طریق کد QR داخل واحد، در فضاهای مشاع یا روی یک تجهیز مشکل را گزارش کنند.

یک مسئول برای هر دستور کار. هر کار با مهلت و دستورالعمل‌هایی مثل هماهنگی دسترسی یا قطعاتی که باید همراه برد به یک فرد یا واحد مشخص سپرده می‌شود. تکنسین در اپلیکیشن کارکنان اعلان دریافت می‌کند و کار را می‌پذیرد، پس شکی نمی‌ماند که کار دست کیست.

خط زمانی و مدرک تصویری. هر تغییر وضعیت ثبت می‌شود. وقتی تکنسین کار را می‌بندد می‌تواند عکس پیوست کند و زمان تکمیل ذخیره می‌شود. مدیر ساختمان می‌تواند در چند ثانیه و با مدرک به این سؤال جواب دهد که «این کی درست شد؟».

ارجاع خودکار به‌جای سکوت. اگر دستور کاری از مهلتش بگذرد، به سرپرست ارجاع می‌شود. کار فراموش‌شده پیش از آن‌که ساکن مجبور شود دوباره زنگ بزند دیده می‌شود.

کارهای پیشگیرانه در همان صف. کارهای برنامه‌ریزی‌شده کنار کارهای اضطراری و با همان تخصیص، مهلت و مدرک به‌صورت وظیفه تعریف می‌شوند. دیگر نمی‌توانند ناپدید شوند، چون در یک اکسل جداگانه نیستند. TaskLoop این کارها را طبق برنامه‌ای که تعیین می‌کنید خودکار تکرار می‌کند.

کارهای پیمانکاران همچنان پیگیری می‌شوند. کاری که به یک شرکت بیرونی سپرده می‌شود همچنان به‌صورت وظیفه با مسئول، مهلت و ثبت نتیجه نگه داشته می‌شود. پیمانکاران می‌توانند خودشان کار را دریافت کنند و با مدرک تصویری ببندند.

گزارش‌هایی که نشان می‌دهند زمان کجا می‌رود. داشبورد کارهای باز و حجم کار هر واحد را لحظه‌ای نشان می‌دهد. گزارش‌ها نرخ تکمیل وظایف، زمان پاسخ و زمان انجام و عملکرد کارکنان را نشان می‌دهند تا مدیر تأسیسات ببیند کدام نوع درخواست کند است و کجا نیروی بیشتری لازم است.

یک گردش کار نمونه

یک صبح کاری در یک برج مسکونی را در نظر بگیرید.

1. درخواست. ساکنی در طبقه‌ی ۱۴ به لابی‌من می‌گوید چراغ راهروی جلوی واحدش دو روز است چشمک می‌زند. لابی‌من آن را در داشبورد به‌عنوان درخواست برقی برای راهروی طبقه‌ی ۱۴ با اولویت عادی ثبت می‌کند.
2. تخصیص. دفتر ساختمان آن را با مهلت پایان روز و یادداشتی که نردبان لازم است به برق‌کار شیفت می‌سپارد.
3. انجام. برق‌کار اعلان دریافت می‌کند، کار را می‌پذیرد، درایور را عوض می‌کند، از چراغ روشن عکس می‌گیرد و وظیفه را می‌بندد. زمان تکمیل ثبت می‌شود.
4. بررسی. آخر هفته، مدیر ساختمان گزارش‌ها را مرور می‌کند. درخواست‌های برقی طبقه‌های بالا بیش از میانگین طول می‌کشند و همین راهرو دو بار تکرار شده است. این الگویی است که باید با مدیر فنی در میان گذاشت.

همین چرخه برای دفتر یک مستأجر در ساختمان اداری، نشتی پیداشده در پارکینگ یا بازدید برنامه‌ریزی‌شده‌ی پمپ هم صدق می‌کند.

روش‌های دستی در برابر TaskLoop

TaskLoop چه چیزی نیست

روشن بودن دامنه‌ی کار وقت همه را صرفه‌جویی می‌کند.

• سیستم اتوماسیون ساختمان نیست. TaskLoop تهویه، روشنایی، پمپ‌ها یا هیچ تجهیز دیگری را پایش یا کنترل نمی‌کند و با BACnet، Modbus، سنسورها یا کنتورها یکپارچه نمی‌شود.
• پلتفرم IoT نیست. هیچ دستگاه متصل یا آلارم خودکاری به آن وارد نمی‌شود. کار را آدم‌ها ثبت می‌کنند.
• مجموعه‌ی کامل مدیریت دارایی سازمانی نیست. انبار قطعات یدکی، خرید یا استهلاک دارایی‌ها را مدیریت نمی‌کند.
• نرم‌افزار حسابداری یا مدیریت املاک نیست. شارژ ساختمان، قراردادهای اجاره، وصول اجاره‌بها و صورت‌حساب مالکان جایشان در سیستم املاک یا حسابداری شماست.
• اپلیکیشن اجتماعی ساکنان نیست. برای درخواست‌ها و کاری است که پس از آن‌ها می‌آید، نه برای اطلاعیه‌های مجتمع یا رزرو امکانات.

TaskLoop لایه‌ای است که در آن درخواست‌ها به کاری با مسئول مشخص، پیگیری‌شده و تمام‌شده تبدیل می‌شوند. برای بسیاری از تیم‌های ساختمانی همین حلقه‌ی گمشده است، چون موتورخانه از قبل خودکار است و حساب‌ها از قبل در نرم‌افزار، اما کار روزانه هنوز با تماس تلفنی و گروه چت پیش می‌رود.

شروع کار

سریع‌ترین راه برای فهمیدن این‌که TaskLoop به کارتان می‌آید یا نه، دیدن انواع درخواست‌های خودتان در آن است. در دمو مرور می‌کنیم درخواست‌ها امروز چطور به دفتر ساختمان شما می‌رسند، یک گردش کار نمونه برای ساختمان‌هایتان می‌چینیم و داشبورد، اپلیکیشن کارکنان و گزارش‌ها را نشان می‌دهیم. اگر هتل یا هتل آپارتمان هم اداره می‌کنید، همین پلتفرم آن‌ها را پوشش می‌دهد؛ مدیریت هتل را ببینید. برای تیم‌هایی که به یک ساختمان محدود نیستند، مدیریت وظایف را ببینید. قیمت‌گذاری بر اساس استعلام است؛ قیمت‌گذاری را ببینید.