نظام إدارة المباني للفرق التي تحافظ على تشغيل المباني كل يوم

ما المقصود بنظام إدارة المباني هنا

نظام إدارة المباني، بالمعنى الذي يستخدمه TaskLoop، هو برنامج لإدارة التشغيل اليومي للمبنى: استقبال طلبات السكان والمستأجرين، وتحويلها إلى أوامر عمل، وإسنادها إلى الفنيين، ومتابعتها حتى إنجاز العمل، والاحتفاظ بسجل يثبت ذلك. إنه النظام الذي يعمل عليه مكتب إدارة المبنى ومدير المرافق وفريق الصيانة كل يوم.

ويحتاج هذا التعريف إلى توضيح واحد، لأن المصطلح يُستخدم بمعنيين مختلفين.

نظام BMS في الهندسة يعني أتمتة المباني

إذا سألت كبير المهندسين أو استشاري الأعمال الكهروميكانيكية (MEP) عن نظام BMS، فسيصف لك نظام أتمتة المباني. وهو طبقة التحكم التي تراقب المعدات وتشغّلها: المبردات، ووحدات مناولة الهواء AHU، ووحدات ملفات المراوح، والمضخات، ودوائر الإنارة، وأحيانًا واجهات التحكم في الدخول وإنذار الحريق. ويتواصل مع هذه المعدات عبر بروتوكولات مثل BACnet أو Modbus، ويعرض الإنذارات والاتجاهات على محطة عمل مركزية، ويضبط نقاط التشغيل تلقائيًا. ومن الأسماء المعروفة في هذا المجال Siemens وHoneywell وJohnson Controls وSchneider Electric.

TaskLoop ليس من هذا النوع. فهو لا يقرأ الحساسات، ولا يتحكم في المعدات، ولا يتصل بواجهة نظام BMS. ولا يوجد فيه تكامل مع إنترنت الأشياء.

TaskLoop هو طبقة التشغيل والصيانة

ما لا يفعله نظام أتمتة المباني هو إدارة الأشخاص. فعندما يطلق نظام BMS إنذار ارتفاع حرارة في أحد المبردات، لا بد أن يُبلَّغ شخص ما، ويذهب ليتفقد، ثم يصلح العطل أو يتصل بالمقاول، ويسجّل ما تم. وعندما يبلّغ أحد سكان البرج عن صنبور يسرّب الماء، لا يوجد أي حساس في الأمر أصلًا. هذا المسار البشري هو مكان TaskLoop:

• أوامر العمل للأعمال التصحيحية، من مصباح يومض في ممر إلى مصرف مسدود في موقف السيارات.
• طلبات السكان والمستأجرين، التي يسجّلها مكتب إدارة المبنى ويتابعها من البلاغ حتى الإنجاز.
• مهام الصيانة الوقائية مثل تغيير الفلاتر وفحص المضخات وتفتيش أبواب الحريق، وتُنشأ كمهام لها مواعيد نهائية وتعليمات. وتُنشئ الجداول المتكررة وقوائم التفتيش هذه المهام تلقائيًا.
• التفتيش وقوائم الملاحظات (Snag lists)، حيث يصبح كل بند مهمة لها مسؤول وصورة عند إغلاقها.
• التنسيق مع المقاولين، بحيث تبقى المهام المسندة إلى شركة المصاعد أو مورد أنظمة الحريق تحت المتابعة. ويمكن للمقاولين تلقي مهامهم وإغلاقها مباشرة مع إثبات بالصور.

وبلغة القطاع، هذا أقرب إلى نظام CMMS خفيف أو إلى جزء مكتب الخدمة في نظام CAFM منه إلى نظام BMS. وإذا أردت الشرح المفصل لهذا الفرق، فاقرأ CMMS مقابل CAFM مقابل BMS.

لمن صُمم

صُمم TaskLoop للأشخاص الذين يحافظون على تشغيل المبنى، لا لمن يصممون أنظمة التحكم فيه:

• مديرو المباني ومديرو المجتمعات السكنية في الأبراج السكنية، الذين يتلقون طلبات السكان، ويتعاملون مع عمليات الانتقال إلى الوحدات ومنها، ويُسألون أمام اتحاد الملاك أو المالك.
• مديرو المرافق في المباني التجارية والمكاتب، الذين يتولون المناطق المشتركة وطلبات المستأجرين ومعايير الخدمة في موقع واحد أو عدة مواقع.
• كبار المهندسين ومشرفو الصيانة، الذين يخططون يوم الفنيين، ويقررون ما هو عاجل، ويحتاجون إلى معرفة المهام التي ما زالت مفتوحة في نهاية الوردية.
• فنيو الصيانة وعمال النظافة وموظفو الأمن، الذين يتلقون العمل على هواتفهم ويغلقونه في الموقع.
• شركات إدارة المرافق، التي تدير عدة مبانٍ لعملاء مختلفين وعليها أن تُظهر لكل عميل ما أُنجز. راجع شركات إدارة المرافق.

مشكلات شائعة في تشغيل المباني

الطلبات تصل من كل مكان

يتصل أحد السكان بالكونسيرج، ويرسل مستأجر بريدًا إلكترونيًا إلى مدير العقار، ويرسل عضو في مجلس الملاك رسالة واتساب مع صورة، ويلاحظ فني شيئًا أثناء جولته. ولكل قناة ذاكرتها الخاصة. وعندما يتصل الساكن مجددًا بعد أسبوع، لا يستطيع أحد أن يقول من تولى المهمة أو ماذا حدث لها.

لا أحد يملك المهمة

في مجموعة محادثة مشتركة، يرى ستة أشخاص طلب سبّاك. ويفترض كل منهم أن غيره سيتولاه. فيحضر فنيان، أو لا يحضر أحد.

لا إثبات ولا تسلسل زمني

عندما يشتكي مستأجر من أن التكييف في مكتبه لم يُصلَح قط، يحتاج مدير المبنى إلى إثبات متى وصل الطلب، ومن ذهب، وماذا فعل. ونادرًا ما يجيب دفتر ورقي أو سلسلة محادثة عن ذلك.

العمل الوقائي يتأخر خلف العمل الطارئ

لكل مبنى قائمة مهام يجب أن تتم وفق جدول: تغيير فلاتر وحدات AHU، وتنظيف خزانات المياه، وتشغيل المولدات تجريبيًا، وفحص أبواب الحريق. وعندما يمتلئ اليوم باتصالات السكان، تكون هذه المهام أول ما يتأخر، ولا ينتبه أحد حتى يتعطل شيء.

المقاولون صندوق أسود

كثيرًا ما تُسند صيانة المصاعد وأنظمة الحريق والإصلاحات المتخصصة إلى شركات خارجية. وبمجرد إجراء الاتصال، يفقد مكتب إدارة المبنى أثر المهمة حتى تصل الفاتورة.

المديرون يديرون عبر الشكاوى

دون رؤية مباشرة للعمل المفتوح، يعلم مدير المرافق بالمشكلات عندما يصعّدها مالك أو مستأجر. ولا توجد بيانات توضح أي الطلبات تستغرق أطول وقت، أو أي الطوابق تسجّل أكثر الأعطال، أو ما إذا كان الفريق يعاني نقصًا في العدد.

كيف يعالج TaskLoop كل مشكلة

مكان واحد لكل طلب. تُسجَّل الطلبات من كل القنوات في لوحة التحكم الإدارية، مع الوحدة أو المنطقة والفئة والوصف والأولوية. وتُدخَل الطلبات التي تصل عبر الهاتف أو إلى المكتب مرة واحدة، ثم تُتابَع مثل غيرها. ويمكن للسكان والمستأجرين أيضًا الإبلاغ عن المشكلات بأنفسهم عبر رمز QR في وحدتهم أو في منطقة مشتركة أو على أحد الأصول.

مسؤول واحد لكل أمر عمل. تُسند كل مهمة إلى شخص محدد بالاسم أو إلى قسم، مع موعد نهائي وتعليمات مثل ترتيبات الدخول أو القطع المطلوب إحضارها. ويتلقى الفني إشعارًا فوريًا على تطبيق الموظفين ويقبل المهمة، فلا يبقى شك في من يتولاها.

تسلسل زمني وإثبات بالصور. تُسجَّل كل تغييرات الحالة. وعندما يغلق الفني المهمة، يمكنه إرفاق صورة، ويُحفَظ الطابع الزمني للإنجاز. فيستطيع مدير المبنى الإجابة عن سؤال «متى أُصلح هذا؟» خلال ثوانٍ، ومع الدليل.

التصعيد بدل الصمت. إذا تجاوز أمر العمل موعده النهائي، يُصعَّد إلى المشرف. فتظهر المهمة المنسية قبل أن يضطر الساكن إلى الاتصال مرة أخرى.

العمل الوقائي في القائمة نفسها. تُنشأ المهام المخططة كمهام بجانب العمل الطارئ، مع الإسناد والموعد النهائي والإثبات أنفسها. فلم يعد بإمكانها أن تختفي لأنها تعيش في جدول بيانات منفصل. ويكرر TaskLoop هذه المهام تلقائيًا وفق الجدول الذي تحدده.

مهام المقاولين تبقى تحت المتابعة. المهمة المسندة إلى شركة خارجية تبقى مسجلة كمهمة لها مسؤول وموعد نهائي وسجل للنتيجة. ويمكن للمقاولين تلقي المهمة وإغلاقها بأنفسهم مع إثبات بالصور.

تقارير توضح أين يذهب الوقت. تعرض لوحة التحكم العمل المفتوح وحجم عمل كل قسم لحظة بلحظة. وتعرض التقارير معدلات إنجاز المهام وأزمنة الاستجابة والإنجاز وأداء الموظفين، فيرى مدير المرافق أي أنواع الطلبات بطيئة وأين يحتاج إلى زيادة القدرة.

سير عمل نموذجي

لنأخذ برجًا سكنيًا صباح يوم عمل.

1. الطلب. تخبر ساكنة في الطابق الرابع عشر الكونسيرج بأن مصباح الممر أمام شقتها يومض منذ يومين. فيسجّله الكونسيرج في لوحة التحكم كطلب كهربائي لممر الطابق الرابع عشر بأولوية عادية.
2. الإسناد. يُسند مكتب إدارة المبنى الطلب إلى الكهربائي المناوب، بموعد نهائي في نهاية اليوم وملاحظة بأن السلّم مطلوب.
3. التنفيذ. يتلقى الكهربائي إشعارًا فوريًا، فيقبل المهمة، ويستبدل وحدة التشغيل، ويلتقط صورة للمصباح وهو يعمل، ويغلق المهمة. ويُسجَّل وقت الإنجاز.
4. المراجعة. في نهاية الأسبوع يراجع مدير المبنى التقارير. فيلاحظ أن الطلبات الكهربائية في الطوابق العليا تستغرق وقتًا أطول من المتوسط، وأن الممر نفسه ظهر مرتين. وهذا نمط يستحق طرحه على كبير المهندسين.

وتنطبق الحلقة نفسها على مكتب مستأجر في مبنى تجاري، أو على تسرّب في موقف السيارات، أو على فحص مخطط لإحدى المضخات.

الطرق اليدوية مقابل TaskLoop

ما ليس TaskLoop

الوضوح بشأن النطاق يوفر وقت الجميع.

• ليس نظام أتمتة مبانٍ. لا يراقب TaskLoop أنظمة HVAC أو الإنارة أو المضخات أو أي معدات أخرى ولا يتحكم فيها، ولا يتكامل مع BACnet أو Modbus أو الحساسات أو العدادات.
• ليس منصة إنترنت أشياء. لا توجد أجهزة متصلة أو إنذارات تلقائية تغذيه. الأشخاص هم من يرفعون العمل.
• ليس حزمة متكاملة لإدارة أصول المؤسسات. لا يدير مخزون قطع الغيار أو المشتريات أو استهلاك الأصول.
• ليس برنامج محاسبة أو إدارة عقارات. رسوم الخدمات وعقود الإيجار وتحصيل الإيجارات وكشوف الملاك مكانها نظام إدارة العقارات أو المحاسبة لديك.
• ليس تطبيقًا اجتماعيًا للسكان. هو مخصص للطلبات والعمل الذي يليها، لا لإعلانات المجتمع أو حجز المرافق.

TaskLoop هو الطبقة التي تتحول فيها الطلبات إلى عمل له مسؤول ومُتابَع ومُنجَز. وبالنسبة لكثير من فرق المباني، هذه هي القطعة الناقصة، لأن المعدات مؤتمتة بالفعل والحسابات موجودة في برامج قائمة، بينما ما زال العمل اليومي يدور عبر المكالمات ومجموعات المحادثة.

البداية

أسرع طريقة للحكم على مدى ملاءمة TaskLoop هي أن ترى أنواع طلباتك فيه. في العرض التوضيحي نراجع معك كيف تصل الطلبات اليوم إلى مكتب إدارة المبنى، ونُعدّ مسارًا تجريبيًا لمبانيك، ونعرض لوحة التحكم وتطبيق الموظفين والتقارير. وإذا كنت تدير أيضًا فنادق أو شققًا فندقية، فالمنصة نفسها تغطيها؛ راجع إدارة الفنادق. وللفرق غير المرتبطة بمبنى واحد، راجع إدارة المهام. التسعير بعرض سعر مخصص؛ راجع الأسعار.