Une exploitation multilingue pour les équipes qui ne partagent pas la même langue maternelle

Six langues dans les applications

Les applications TaskLoop sont disponibles en six langues : anglais, arabe, persan, russe, chinois et espagnol. Cela couvre l’application de demandes pour clients et résidents, l’application mobile du personnel et le tableau de bord d’administration que votre équipe utilise chaque jour. L’arabe et le persan utilisent une mise en page de droite à gauche. Le site TaskLoop, cette page comprise, est publié dans ces six langues, ainsi qu’en allemand et en français. L’allemand et le français ne sont pour l’instant disponibles que sur le site.

Si vous choisissez un logiciel pour une équipe où plusieurs langues sont parlées, posez deux questions lors de chaque démo, pas seulement la nôtre. Dans quelles langues un utilisateur de terrain peut-il travailler ? Et quelles parties restent dans une seule langue quoi qu’il arrive, comme les notes du personnel ou les noms de catégories que vous paramétrez ? Les réponses vous en apprendront bien plus qu’une rangée de drapeaux sur un site web.

Pourquoi la langue compte pendant le service

Les équipes d’exploitation sont rarement monolingues. L’équipe des étages d’un hôtel, l’équipe de maintenance d’un immeuble ou les techniciens itinérants d’une société de facility management ne partagent souvent qu’en partie une langue de travail. Les clients et les résidents arrivent aussi avec leurs propres langues. Une demande mal lue à 7 h devient une réclamation à 9 h.

TaskLoop réduit la part qui dépend du texte libre. Une tâche porte des informations structurées que chacun peut lire d’un coup d’œil : la chambre ou le lieu, la priorité, l’échéance et le statut. La preuve photo montre que le travail a été fait sans que personne n’ait à le décrire.

Le processus, étape par étape

1. Le client ou le résident envoie une demande

Le client scanne le QR code de sa chambre et envoie une demande dans l’application client. Comme le code appartient à cette chambre, le lieu est joint automatiquement : une chose de moins à expliquer. L’application client est disponible en anglais, arabe, persan, russe, chinois et espagnol.

2. La réception attribue avec des consignes courtes et concrètes

Sur le tableau de bord d’administration, la réception attribue la tâche avec une priorité, une échéance et des consignes. Dans une équipe multilingue, les consignes fonctionnent mieux quand elles sont courtes : « Chambre 1012, deux serviettes en plus, avant 14 h. »

3. Le personnel lit et intervient

La femme de chambre ou le technicien voit la tâche dans l’application du personnel. Le lieu, la priorité, l’échéance et les boutons Accepter et Terminer font l’essentiel de la communication. Une photo est jointe une fois le travail fait.

4. Le client évalue

Le client voit sa demande terminée et évalue le service. L’évaluation ne demande aucune traduction.

Pour qui c’est important

• Gouvernantes générales et chefs techniques qui encadrent des équipes multilingues.
• Chefs de réception qui accueillent une clientèle internationale.
• Sociétés de facility management dont les équipes sont réparties sur plusieurs sites.
• Gestionnaires de résidence dans des immeubles aux résidents d’origines variées.

Ce qu’affiche l’écran

Dans l’application du personnel, chaque tâche commence par le lieu, la priorité et l’échéance, avec les consignes en texte libre en dessous. Sur le tableau de bord, statuts et charge s’affichent sous forme de champs structurés. Moins une tâche dépend de la lecture d’un paragraphe, mieux elle fonctionne d’une langue à l’autre.

Conseils pratiques pour les équipes multilingues

Le logiciel ne fait qu’une partie du travail. Ces habitudes aident une équipe multilingue à lire les tâches vite et correctement.

• Rédigez les consignes sous forme de faits courts. Lieu, article, heure, par exemple « Chambre 1012, lit bébé, avant 18 h ». Évitez les longues phrases et l’argot local.
• Employez toujours les mêmes mots. Convenez de noms standard pour les interventions et articles courants, pour que le « lit d’appoint » ne devienne pas « lit pliant » dans une équipe et « lit supplémentaire » dans une autre.
• Appuyez-vous sur les champs structurés. Laissez la priorité et l’échéance porter l’urgence plutôt que d’écrire « URGENT !!! » dans la note.
• Demandez une photo dès que c’est ambigu. Une photo du travail terminé confirme que la tâche a été comprise, quelle que soit la langue de la note.
• Formez avec de vraies tâches. Une courte démonstration au briefing de service, avec les tâches du jour, fonctionne mieux qu’un manuel.
• Faites accompagner les nouveaux. Un collègue qui parle leur langue peut leur expliquer les premières tâches.

Ce que la fonctionnalité ne fait pas

• Traduction automatique. Les notes en texte libre s’affichent telles qu’elles ont été écrites. La traduction automatique entre membres du personnel, ou entre client et personnel, n’est pas une fonctionnalité confirmée.