تطبيق للموظفين الذين يعملون وهم في حركة دائمة

ما هو تطبيق الموظفين

تطبيق الموظفين على الجوال هو الجزء من TaskLoop الذي يحمله الموظفون الميدانيون. يعرض لكل شخص المهام المسندة إليه، وينبّهه عند وصول مهمة جديدة، ويتيح له قبولها وإكمالها وإرفاق صورة كإثبات. وقد صُمم لأشخاص يقضون مناوبتهم في الممرات وغرف المعدات والمناطق الخلفية، لا جالسين إلى مكتب.

كثيرًا ما تفشل البرامج المكتبية في الميدان لأنها تطلب الكثير من الشخص الذي يحمل الهاتف. أما تطبيق الموظفين فيطلب ثلاثة أمور: اقبل، ونفّذ، وأكمل.

سير العمل خطوة بخطوة

1. تصل مهمة مع إشعار فوري

عندما يُسند المشرف مهمة على لوحة تحكم الإدارة، يتلقى الموظف إشعارًا فوريًا. وتخبره المهمة بما يجب فعله، وأين، ومدى إلحاحه، وبحلول متى، وأي تعليمات، مثل «الضيف نائم حتى 11، لا تطرق الباب» أو «اعزل صمام الصاعد أولًا».

2. القبول

ينقر الموظف على «قبول». فتتغير الحالة على لوحة التحكم، ويعرف المشرف أن للمهمة مسؤولًا ولا يحتاج إلى النداء عبر اللاسلكي بحثًا عن أحد.

3. تنفيذ العمل

يتوجه الموظف لإنجاز المهمة، سواء كانت إصلاح صنبور أو توصيل سرير أطفال أو تنظيف انسكاب في ردهة المصعد. وتبقى التعليمات على المهمة، فلا شيء يحتاج إلى حفظه في الذاكرة.

4. الإكمال مع الإثبات

يعلّم المهمة مكتملة ويمكنه إرفاق صورة، مثل الصنبور بعد إصلاحه أو سرير الأطفال بعد تجهيزه أو الأرضية النظيفة. ويسجّل TaskLoop وقت الإنجاز تلقائيًا. وإذا جاء الطلب من ضيف، يُطلب من الضيف تقييم الخدمة.

إذا لم يتمكن من إنجازها

إذا بقيت المهمة مفتوحة عند مرور موعدها النهائي، تُصعَّد إلى المشرف. فلا يحتاج الموظف إلى رفع يده. النظام يُظهر للمشرف أي المهام متأخرة.

من يستخدمه

• فنيو الصيانة والمهندسون في المهام الطارئة والفحوص المخططة.
• عاملات الغرف وعمال الخدمات وعمال نظافة المناطق العامة في الغرف وطلبات الضيوف.
• الحمّالون وموظفو خدمة الأمتعة والكونسيرج في التوصيلات ومشاوير الضيوف.
• موظفو الأمن والمبنى في الجولات وطلبات السكان.
• المشرفون الذين يؤدون أيضًا عملًا ميدانيًا في مناوبتهم.

ما تعرضه الشاشة

الشاشة الرئيسية هي قائمة مهام الشخص نفسه، والمهام الأكثر إلحاحًا في الأعلى. وتعرض كل مهمة الموقع (الغرفة أو الطابق أو المنطقة)، والطلب، والأولوية، والموعد النهائي، والتعليمات. والأزرار كبيرة: قبول، ثم إكمال، مع خيار لإضافة صورة. وتظهر تغييرات الحالة التي تتم هنا فورًا على لوحة تحكم المشرف.

لماذا لا تكفي مجموعة دردشة

ولمزيد من التفاصيل، راجع لماذا تفشل مجموعات واتساب كأداة عمل.

طرحه على الفريق

الطرح القصير هو الأنجح. اختر قسمًا واحدًا، غالبًا التدبير الفندقي أو الصيانة، وشغّله لأسبوعين تقريبًا قبل إضافة القسم التالي. اعرض التطبيق على الموظفين في اجتماع بداية المناوبة باستخدام مهام حقيقية من ذلك اليوم. واتفقوا على قاعدتين أو ثلاث قواعد داخلية، مثل «القبول خلال خمس دقائق» و«صورة لكل إصلاح»، وأبقوها بسيطة. وبمجرد أن يعمل القسم من التطبيق، توقفوا عن إرسال المهام عبر مجموعة الدردشة، ليصبح التطبيق المكان الوحيد الذي تصل إليه المهام.

المنصات واللغات والوصول

• تطبيقات أصلية. يعمل تطبيق الموظفين بشكل أصلي على iOS وAndroid، وعلى الويب.
• اللغات. الإنجليزية والعربية والفارسية والروسية والصينية والإسبانية.
• الجولات المجدولة. تصل المهام المتكررة وقوائم الفحص، مثل جولات الأمن اليومية، إلى التطبيق تلقائيًا.
• وصول المقاولين. يمكن للمقاولين والموردين الخارجيين استلام المهام المسندة إليهم وإغلاقها بصور إثبات.