Una app para el personal que trabaja de pie

Qué es la app del personal

La app móvil del personal es la parte de TaskLoop que lleva encima el personal de primera línea. Muestra a cada persona las tareas que tiene asignadas, le avisa cuando llega una nueva y le permite aceptarla, completarla y adjuntar una foto como prueba. Está pensada para personas que pasan el turno recorriendo pasillos, salas de máquinas y zonas de servicio, no sentadas en un escritorio.

El software de oficina suele fracasar en la operación porque exige demasiado a quien sostiene el teléfono. La app del personal pide tres cosas: aceptar, hacer, completar.

El flujo, paso a paso

1. Llega una tarea con notificación push

Cuando un supervisor asigna una tarea en el panel de administración, el miembro del personal recibe una notificación push. La tarea le dice qué hacer, dónde, con qué urgencia, para cuándo y cualquier instrucción, como «huésped dormido hasta las 11, no tocar» o «cerrar primero la válvula de la columna».

2. Aceptar

El miembro del personal pulsa Aceptar. Eso cambia el estado en el panel, así el supervisor sabe que el trabajo tiene responsable y no necesita ir preguntando por radio para encontrar a alguien.

3. Hacer el trabajo

La persona va y hace el trabajo, ya sea arreglar el grifo, llevar la cuna o limpiar el derrame del vestíbulo de ascensores. Las instrucciones siguen en la tarea, así que no hay nada que memorizar.

4. Completar con prueba

Marca la tarea como completada y puede adjuntar una foto, como el grifo arreglado, la cuna preparada o el suelo limpio. TaskLoop registra la hora de cierre automáticamente. Si la solicitud vino de un huésped, se le pide que califique el servicio.

Si no llega a hacerlo

Si la tarea sigue abierta cuando vence el plazo, se escala a un supervisor. El miembro del personal no tiene que levantar la mano. El sistema le muestra al supervisor qué trabajos van con retraso.

Quién la usa

• Técnicos e ingenieros de mantenimiento en trabajos correctivos y revisiones planificadas.
• Camareras de pisos, mozos de habitaciones y personal de limpieza de zonas públicas en habitaciones y solicitudes de huéspedes.
• Maleteros, botones y conserjería en entregas y encargos de huéspedes.
• Personal de seguridad y del edificio en rondas y solicitudes de residentes.
• Supervisores que también hacen trabajo práctico durante su turno.

Qué muestra la pantalla

La pantalla de inicio es la lista de tareas propia de la persona, con las más urgentes arriba. Cada tarea muestra la ubicación (habitación, planta o zona), lo solicitado, la prioridad, el plazo y las instrucciones. Los botones son grandes: Aceptar y luego Completar, con la opción de añadir una foto. Los cambios de estado hechos aquí aparecen al instante en el panel del supervisor.

Por qué no un chat de grupo

Hay más sobre esto en por qué los grupos de WhatsApp fallan como herramienta de trabajo.

Implantarla en un equipo

Una implantación corta funciona mejor. Elija un departamento, a menudo housekeeping o mantenimiento, y úsela un par de semanas antes de sumar el siguiente. Enseñe la app al personal en la reunión de inicio de turno con tareas reales de ese día. Acuerden dos o tres normas internas, por ejemplo «aceptar en menos de cinco minutos» y «foto en cada reparación», y que sean sencillas. Cuando un departamento ya trabaje desde la app, deje de enviar trabajo por el chat de grupo, para que la app sea el único lugar donde llegan los trabajos.

Plataformas, idiomas y acceso

• Apps nativas. La app del personal funciona de forma nativa en iOS y Android, y también en la web.
• Idiomas. Inglés, árabe, persa, ruso, chino y español.
• Rondas programadas. Las tareas recurrentes y los checklists, como las rondas diarias de seguridad, llegan a la app automáticamente.
• Acceso para contratistas. Los contratistas y proveedores externos pueden recibir los trabajos que se les asignan y cerrarlos con prueba fotográfica.