Cómo funciona TaskLoop, de la solicitud a la calificación

Los cuatro pasos en resumen

TaskLoop funciona con un solo ciclo: solicitar, asignar, actuar, valorar. Tres apps lo sostienen.

• La app de solicitudes es donde un huésped escanea el código QR de su habitación, envía una solicitud, la sigue y valora el resultado.
• El panel de administración es donde la recepción, la administración de un edificio o un supervisor registra las solicitudes, las asigna, define prioridad, plazo e instrucciones, y ve en tiempo real todo el trabajo abierto y la carga de cada departamento.
• La app móvil del personal es donde camareras de pisos, técnicos y miembros de las cuadrillas reciben las tareas con notificaciones push, las aceptan, actualizan el estado y las completan con una foto opcional y la hora de finalización.

Las tareas vencidas se escalan a un supervisor en cualquier punto del ciclo. Los informes recogen los resultados: tasas de cumplimiento, tiempos de respuesta y de resolución, desempeño del personal y calificaciones de los huéspedes.

A continuación verá el mismo ciclo en cada uno de los tres entornos para los que está pensado TaskLoop.

En un hotel

1. Solicitar

Una huésped de la habitación 517 nota que faltan toallas en el baño. En lugar de llamar a recepción, escanea el código QR colocado en la habitación. La página de solicitud ya conoce el número de habitación. Elige la solicitud, añade «dos toallas de baño, por favor» y la envía. Puede ver que se ha recibido.

No todos los huéspedes escanearán un código. Cuando un huésped llama o se acerca al mostrador, la recepción registra la solicitud en el panel en unos segundos, así que se sigue de la misma manera.

2. Asignar

La solicitud aparece en el panel de recepción. El recepcionista la asigna a housekeeping, o directamente al mensajero de la planta, con prioridad normal y un plazo de 20 minutos. Si hay algo que el mensajero deba saber, como «la huésped está en una llamada hasta las 10:30, dejar en la puerta», va en las instrucciones.

3. Actuar

El teléfono del mensajero muestra una notificación push. Acepta la tarea, así la recepción ve que está en marcha. Entrega las toallas, toma una foto rápida en la puerta si ese es su estándar y marca la tarea como completada. Se registra la hora de finalización. Si el mensajero se hubiera retrasado y el plazo hubiera vencido, la tarea se habría escalado al supervisor de housekeeping.

4. Valorar

La huésped ve la solicitud marcada como completada y valora el servicio. La calificación, el tiempo de respuesta y el tiempo de resolución pasan a los informes, donde la gobernanta puede comparar turnos y el gerente de front office puede ver qué tipos de solicitud envían más los huéspedes.

Para el panorama completo en hotelería, consulte gestión hotelera.

En un edificio

1. Solicitar

Un inquilino del octavo piso de un edificio de oficinas avisa a la administración de que el aire acondicionado de su sala de reuniones ha dejado de enfriar. La administración lo registra en el panel como solicitud de HVAC para esa oficina, con una descripción. Los residentes e inquilinos también pueden reportar incidencias directamente escaneando un código QR en su unidad, en una zona común o en un equipo.

Las solicitudes también surgen dentro del equipo. Un técnico que hace su recorrido ve un cierrapuertas dañado en una puerta cortafuego de la escalera y lo registra, para que no dependa de la memoria.

2. Asignar

El facility manager convierte la solicitud en una orden de trabajo, la asigna al técnico de HVAC de turno, le da prioridad alta porque el inquilino tiene reuniones esa tarde y añade un plazo e instrucciones de acceso.

3. Actuar

El técnico recibe el trabajo en la app del personal, lo acepta, encuentra un fan coil disparado, lo restablece y comprueba la temperatura de la sala. Adjunta una foto de la lectura del termostato y cierra la orden de trabajo. Si la avería necesita un contratista, el trabajo sigue abierto con una nota y el plazo sigue vigente, así que se escala si nadie le da seguimiento.

4. Valorar y revisar

La orden de trabajo se cierra con todo su historial: quién la registró, quién la hizo, cuánto tardó y qué muestra la prueba. A fin de mes, el facility manager revisa los tiempos de respuesta y de resolución por categoría y detecta que el mismo piso ha tenido tres avisos de HVAC. Es una pista para que la investigue el jefe de mantenimiento.

El trabajo planificado, como un cambio de filtros de una AHU, sigue los mismos pasos como una tarea creada por el jefe de mantenimiento. Los trabajos preventivos recurrentes se programan una vez y TaskLoop crea cada tarea automáticamente.

Para el panorama completo en edificios, consulte gestión de edificios.

En un equipo de primera línea

1. Solicitar

Una empresa de limpieza tiene un contrato en un campus universitario. Un profesor avisa a la mesa de ayuda del campus de que un auditorio quedó con basura después de un evento nocturno. La mesa de ayuda lo pasa al supervisor de limpieza, que lo registra en el panel.

2. Asignar

El supervisor ve en el panel que la cuadrilla de la biblioteca es la que tiene menos carga. Asigna la tarea a uno de sus miembros, con prioridad alta, un plazo de 45 minutos antes de la clase de las 9:00 y una nota de que la entrada lateral está abierta.

3. Actuar

La persona de limpieza recibe una notificación push, acepta, despeja el auditorio, toma una foto de la sala lista para usarse y completa la tarea. Si no la hubiera aceptado a tiempo, o si el plazo hubiera vencido, la tarea se habría escalado al supervisor.

4. Revisar

La tarea completada, con su foto y sus marcas de tiempo, queda registrada. Cuando el facility manager del campus pregunta en la reunión mensual con qué rapidez se atienden las solicitudes imprevistas, la empresa de limpieza tiene tiempos de respuesta y de resolución y un registro fotográfico que mostrar.

Para el panorama completo en equipos, consulte gestión de tareas.

Lo que no cambia en ningún entorno

En los tres entornos se cumplen las mismas reglas:

• Cada solicitud se convierte en una tarea con ubicación, categoría y descripción.
• Cada tarea tiene un responsable, una prioridad y un plazo.
• El personal recibe el aviso en su teléfono y acepta la tarea, así la responsabilidad queda explícita.
• El trabajo atrasado se escala a un supervisor.
• La finalización queda registrada con una marca de tiempo y, cuando es útil, una foto.
• Los resultados se miden en informes que los responsables realmente usan.

Esa coherencia es la razón por la que una sola plataforma puede servir a un hotel, a una torre residencial y a una cuadrilla de limpieza. Si quiere ver el ciclo con sus propios tipos de solicitud, reserve una demo.