Arbeitsaufträge mit Verantwortlichem, Frist und Nachweis der Erledigung
Ein Arbeitsauftrag in TaskLoop ist ein einzelner Auftrag mit einer verantwortlichen Person, einer Priorität, einer Frist und schriftlichen Anweisungen. Er beginnt als Anfrage, geht an eine Person oder Abteilung, wird in der Mitarbeiter-App erledigt, auf Wunsch mit Foto, und schließt mit Zeitstempel und Bewertung.
Der Kreislauf
So funktioniert es
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Anfrage
Ein Gast scannt den QR-Code im Zimmer, oder die Rezeption erfasst einen Anruf wegen eines tropfenden Wasserhahns in Zimmer 412.
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Zuweisung
Die Führungskraft gibt den Auftrag mit Priorität, Frist und kurzer Notiz an einen Haustechniker.
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Erledigung
Der Techniker erhält eine Push-Benachrichtigung, nimmt die Aufgabe an, repariert den Wasserhahn und hängt ein Foto an.
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Bewertung
Der Arbeitsauftrag schließt mit Erledigungszeitstempel, und der Gast bewertet den Service.
Was ein Arbeitsauftrag in TaskLoop ist
Ein Arbeitsauftrag in TaskLoop ist ein Auftrag, für den eine Person oder Abteilung verantwortlich ist, mit Priorität, Frist und Anweisungen. Er ist die Einheit, auf der alles andere aufbaut. Housekeeping, Wartungsaufträge, Gästeanfragen, Mieterbeschwerden und interne Aufgaben werden alle zu Arbeitsaufträgen. Eine Führungskraft sieht sie deshalb an einer Stelle und beurteilt sie nach denselben Maßstäben.
Ohne diese Struktur steckt die Arbeit in Telefonaten, Klebezetteln und einem überfüllten Gruppenchat. Eine Nachricht wie „kann mal jemand das Licht in der Aufzugslobby im 7. schauen“ hat keinen Verantwortlichen, keine Frist und keinen Nachweis, dass sich jemand darum gekümmert hat. Ein Arbeitsauftrag hat alle drei.
Der Ablauf Schritt für Schritt
1. Die Anfrage geht ein
Arbeit beginnt auf einem von zwei Wegen. Ein Gast scannt den QR-Code in seinem Zimmer und sendet eine Anfrage über die Gäste-App, ohne anzurufen. Oder jemand im Team, meist am Empfang oder an der Rezeption, erfasst die Anfrage im Admin-Dashboard, nach einem Anruf, einer E-Mail oder wenn ein Bewohner vorbeikommt.
In beiden Fällen erscheint die Anfrage sofort im Dashboard als offen und nicht zugewiesen.
2. Eine Führungskraft weist zu
Der Duty Manager, Chief Engineer oder Front-Office-Manager öffnet die Anfrage und macht daraus eine Aufgabe. Dabei legt er fest:
- Wer. Eine benannte Person oder eine ganze Abteilung.
- Priorität. Damit „kein Warmwasser“ vor „lockerer Schrankgriff“ erledigt wird.
- Frist. Bis wann der Auftrag erledigt sein soll.
- Anweisungen. Alles, was die Person wissen muss, zum Beispiel „Gast bis 15 Uhr außer Haus, Schlüssel am Empfang“ oder „zuerst Wasser absperren“.
3. Das Team erledigt den Auftrag per Smartphone
Die zuständige Person erhält eine Push-Benachrichtigung in der mobilen Mitarbeiter-App. Sie nimmt die Aufgabe an, womit die Führungskraft weiß, dass jemand verantwortlich ist, und erledigt dann die Arbeit. Danach markiert sie die Aufgabe als erledigt und kann ein Foto anhängen, etwa vom reparierten Wasserhahn, vom gewechselten Filter oder vom beseitigten Fleck. TaskLoop speichert die Erledigungszeit automatisch.
4. Der Kreislauf schließt mit einer Bewertung
Bei Gästeanfragen wird der Gast nach der Erledigung um eine Bewertung gebeten. Die Bewertung bleibt beim Arbeitsauftrag und fließt in die Berichte ein. So sieht die Führung Reaktionszeiten und das Urteil des Gastes zusammen.
Wer mit Arbeitsaufträgen arbeitet
| Rolle | Was sie mit Arbeitsaufträgen tut |
|---|---|
| Empfang / Rezeption | Erfasst telefonische und persönliche Anfragen und prüft den Fortschritt, wenn ein Gast nachfragt. |
| Führungskraft, Chief Engineer, Hausdame | Weist zu, legt Priorität und Frist fest und bearbeitet eskalierte Aufträge. |
| Haustechniker, Zimmerreinigung, Page | Erhält, übernimmt und erledigt Aufgaben und hängt Fotonachweise an. |
| Gast | Sendet die Anfrage per QR-Code, verfolgt den Fortschritt und bewertet das Ergebnis. |
| Direktion, Objektmanager | Wertet Erledigungsquoten, Reaktionszeiten und Bewertungen aus. |
Was der Bildschirm zeigt
Im Admin-Dashboard erscheinen offene Arbeitsaufträge in einer Live-Liste. Jeder zeigt, woher er kommt, wer verantwortlich ist, Priorität, Frist und aktuellen Status (offen, zugewiesen, angenommen oder erledigt). Die Führungskraft sieht außerdem die Auslastung jeder Abteilung und erkennt auf einen Blick, ob das Housekeeping überlastet ist, während die Haustechnik noch Kapazität hat.
In der Mitarbeiter-App sieht ein Techniker nur seine eigenen Aufgaben: was zu tun ist, wo, bis wann und mit welchen Anweisungen. Es gibt Schaltflächen zum Annehmen und Erledigen und die Möglichkeit, ein Foto hinzuzufügen.
Wann ein Arbeitsauftrag sinnvoll ist und wann nicht
Nutzen Sie einen Arbeitsauftrag für jede Arbeit, die einen Verantwortlichen und ein klares Ende braucht, ob Gästeanfrage, gemeldete Störung oder interne Aufgabe einer Führungskraft. Nutzen Sie Arbeitsaufträge nicht für allgemeine Ankündigungen oder Schicht-Plaudereien. Erst die Regel „Jede Anfrage wird zum Arbeitsauftrag, nichts bleibt im Gruppenchat“ macht die Berichte verlässlich.
Wiederkehrende Aufträge und Fremdfirmen
- Wiederkehrende Aufträge. Wöchentliche Filterwechsel und monatliche Prüfungen der Brandschutztüren laufen als geplante Aufgaben unter vorbeugender Wartung, und TaskLoop erzeugt jeden Arbeitsauftrag automatisch.
- Zugang für Fremdfirmen. Externen Dienstleistern und Lieferanten lassen sich Arbeitsaufträge zuweisen, die sie mit Fotonachweis abschließen.
Was die Funktion nicht kann
- Daten aus anderen Systemen. TaskLoop läuft neben einem PMS wie Oracle OPERA, Cloudbeds oder Mews, ist aber nicht damit verbunden. Reservierungen und Abrechnung bleiben in Ihrem PMS.
- Anlagenverzeichnis und Ersatzteile. TaskLoop verfolgt den Auftrag, nicht Lagerbestände oder die vollständige Wartungshistorie jeder Anlage.
- Anfrage
- Zugewiesen
- Angenommen
- Erledigt + Foto
- Bewertet
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Anfrage und einem Arbeitsauftrag?
Eine Anfrage ist das, was jemand meldet, zum Beispiel „die Klimaanlage in 1204 ist laut“. Der Arbeitsauftrag ist das, was Ihr Team dagegen unternimmt. Er hat eine verantwortliche Person, eine Priorität, eine Frist und Anweisungen. In TaskLoop wird die Anfrage zur Aufgabe, sobald eine Führungskraft sie zuweist, beide bleiben also von Anfang bis Ende verknüpft.
Kann ich einen Arbeitsauftrag einer Abteilung statt einer Person zuweisen?
Ja. Im Admin-Dashboard weisen Sie eine Aufgabe einer namentlich benannten Person oder einer Abteilung zu, etwa der Haustechnik oder dem Housekeeping. Die Zuweisung an eine Abteilung passt zu Aufträgen, die jeder in der Schicht übernehmen kann. Eine benannte Person passt zu Aufträgen, die einen bestimmten Techniker erfordern.
Ist ein Foto nötig, um einen Arbeitsauftrag abzuschließen?
Fotoanhänge sind optional. Viele Teams verlangen bei bestimmten Aufträgen ein Foto, etwa bei einer reparierten Leckage oder einem gereinigten öffentlichen Bereich, weil das spätere Diskussionen beendet. Der Erledigungszeitstempel wird bei jeder Aufgabe gespeichert, ob mit oder ohne Foto.
Was passiert, wenn niemand den Auftrag rechtzeitig erledigt?
Überfällige Aufgaben eskalieren an Führungskräfte. Die Führungskraft sieht den verspäteten Auftrag und kann ihn neu zuweisen, nachhaken oder die Frist ändern. Wie das in der Schicht funktioniert, zeigt die Seite zu Eskalationen.
Ersetzt TaskLoop unser CMMS?
Das hängt davon ab, wofür Sie Ihr CMMS nutzen. TaskLoop deckt den täglichen Kreislauf aus Anfrage, Zuweisung, Erledigung und Bewertung samt Reporting ab. Wenn Sie auf detaillierte Anlagenverzeichnisse, Ersatzteilbestände oder langfristige Instandhaltungsplanung angewiesen sind, sprechen Sie in einer Demo mit uns darüber, wo TaskLoop passt und wo nicht.
Können Fremdfirmen Arbeitsaufträge erhalten?
Ja. Fremdfirmen und Lieferanten können Arbeitsaufträge erhalten und mit Fotonachweis abschließen. Ihre Aufträge stehen so im selben Verlauf und in denselben Berichten wie die Arbeit Ihres eigenen Teams.
Sehen Sie Ihren eigenen Ablauf in TaskLoop
Erzählen Sie uns, wie Anfragen heute bei Ihrem Team ankommen. Wir zeigen Ihnen denselben Ablauf in TaskLoop – mit Ihren Rollen und Ihren Anfragetypen.