Une maintenance préventive qui suit un planning, pas la mémoire de chacun

Ce que recouvre la maintenance préventive

La maintenance préventive, c’est le travail planifié réalisé avant qu’un équipement ne tombe en panne. Par exemple : changer le filtre de la centrale de traitement d’air (AHU) avant que le débit ne chute, contrôler le groupe froid avant une canicule ou tester les portes coupe-feu avant une inspection. Dans TaskLoop, chacun de ces contrôles est une tâche : un responsable, une échéance, des consignes et une photo facultative une fois le travail fait.

Le plus difficile en maintenance préventive n’est pas de savoir quoi contrôler. C’est de s’assurer que le contrôle a vraiment lieu, semaine après semaine, alors que les mêmes techniciens gèrent aussi les pannes et les réclamations des résidents. Un registre papier sur la porte du local technique montre ce que quelqu’un a noté. Il ne montre pas ce qui a été sauté.

Le processus, étape par étape

1. Paramétrer le planning des contrôles courants

Le chef technique ou le responsable des services généraux paramètre le travail courant du bâtiment. En général : changement des filtres AHU, contrôle des groupes froids et des tours aéroréfrigérantes, rondes dans les locaux de pompes, tests des portes coupe-feu et de l’éclairage de sécurité, inspection des réservoirs d’eau et vérification des paliers d’ascenseur. Les notices des fabricants et la réglementation locale fixent les fréquences. Notre modèle de planning pour tours résidentielles est un bon point de départ.

2. TaskLoop crée chaque tâche à temps

Chaque contrôle est planifié dans le tableau de bord d’administration et attribué à un technicien ou au service maintenance, avec une échéance, des consignes comme « relever les pressions d’aspiration et de refoulement » ou « photo de l’étiquette du filtre », et une checklist si nécessaire. TaskLoop crée ensuite automatiquement la tâche suivante de la série, chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année.

3. Le technicien réalise le contrôle

Le technicien voit la tâche dans l’application du personnel, l’accepte, réalise le contrôle et la marque comme terminée. Une photo du manomètre, du filtre neuf ou de l’étiquette signée l’accompagne. TaskLoop enregistre qui l’a fait et quand.

4. Vérifier ce qui est fait et ce qui est en retard

Le tableau de bord affiche les contrôles réalisés et ceux qui restent ouverts. Si un contrôle n’est pas fait à l’échéance, il remonte à un superviseur : un changement de filtre oublié devient visible en quelques jours, et non à la prochaine panne.

Qui l’utilise

• Chef technique / responsable des services généraux. Gère la liste des contrôles, les attribue et traite les escalades.
• Technicien de maintenance. Reçoit, réalise et photographie les contrôles sur son téléphone.
• Responsable d’immeuble / gestionnaire de résidence. Consulte les rapports pour vérifier que le travail planifié est bien fait.
• Propriétaire ou auditeur. Obtient des enregistrements horodatés avec photos au lieu d’une feuille papier signée.

Ce qu’affiche l’écran

Sur le tableau de bord, les tâches préventives apparaissent dans la même liste en temps réel que les ordres de travail curatifs. Chacune indique son responsable, son échéance et son statut, et la charge par service montre si la maintenance a le temps de faire le travail planifié cette semaine. Dans l’application, le technicien voit une liste courte : « Tour B, AHU-3, remplacer le filtre, pour jeudi », avec des boutons pour accepter et terminer, et la possibilité d’ajouter une photo.

Préventif et curatif ensemble

Les contrôles planifiés et les dépannages reviennent aux mêmes techniciens : ils ont leur place dans la même file. Quand les deux figurent sur un seul tableau de bord, le chef technique voit quand le curatif repousse le préventif. C’est souvent le premier signe qu’un bâtiment a besoin de plus d’heures de maintenance ou d’une autre organisation des équipes.

Démarrer avec les plannings

Commencez par les contrôles qui passent le plus souvent à la trappe, en général les filtres, les portes coupe-feu et l’éclairage de sécurité. Paramétrez chacun comme un planning avec un responsable, une échéance et une courte checklist, et laissez TaskLoop générer les tâches. Au bout d’un mois, les rapports montrent quels plannings sont tenus et lesquels demandent un autre responsable ou une autre fréquence.

Contrôles réalisés par des prestataires

Les prestataires de maintenance externes peuvent se voir attribuer des contrôles planifiés, comme la visite trimestrielle des ascenseurs ou le test annuel du système incendie, et les clôturer avec une preuve photo dans le même historique que le travail de votre équipe.

Ce que la fonctionnalité ne fait pas

• Déclenchement par capteurs. TaskLoop ne lit pas les données de votre GTB. Il n’ouvre pas de tâche parce qu’une mesure a dépassé un seuil.
• Registre d’équipements et pièces détachées. TaskLoop suit le contrôle et la personne qui l’a fait. Il ne gère pas l’arborescence complète des équipements ni les niveaux de stock comme le fait une GMAO dédiée.