Facility-Management-Software für Dienstleister mit vielen Standorten
TaskLoop gibt einem FM-Dienstleister ein Dashboard für Kundenanfragen über alle Standorte, eine mobile App für Techniker und Reinigungskräfte und Berichte, die Sie in jedes Kundengespräch mitnehmen können.
Der Kreislauf
So funktioniert es
-
Anfrage
Der Standortverantwortliche eines Kunden meldet einen defekten Händetrockner in einer Filiale. Der FM-Helpdesk erfasst die Meldung mit Standort, Kategorie und Priorität.
-
Zuweisung
Der Bereichsleiter weist sie dem mobilen Techniker zu, der diese Gruppe von Standorten betreut, mit Frist und Anweisungen.
-
Erledigung
Der Techniker nimmt die Aufgabe in der Mitarbeiter-App an, tauscht das Gerät und schließt die Aufgabe mit Foto ab. Die Erledigungszeit wird gespeichert.
-
Auswertung
Überfällige Aufträge eskalieren an den Vertragsmanager. Berichte zu Reaktions- und Erledigungszeiten fließen in das monatliche Kundengespräch ein.
Viele Gebäude für viele Kunden betreiben
Ein FM-Dienstleister betreibt nicht ein Gebäude, sondern ein Portfolio: ein Dutzend Bürogebäude für einen Eigentümer, eine Kette von Ladenflächen für einen anderen, einen Schulcampus, eine Klinik, vielleicht eine Wohnanlage. Jeder Vertrag hat seinen eigenen Leistungsumfang, seinen eigenen Ansprechpartner beim Kunden und seine eigenen Erwartungen, ob in einem Service Level Agreement festgehalten oder nicht.
Die Menschen sind verteilt. Ein Vertragsmanager betreut mehrere Kunden. Bereichsleiter betreuen Gruppen von Standorten. Mobile Techniker fahren zwischen ihnen hin und her, während Reinigungskräfte und Sicherheitsdienst fest an einem Standort eingesetzt sind. Anfragen kommen von den Standortverantwortlichen der Kunden, vom FM-Helpdesk und von den Technikern selbst, wenn ihnen auf einem Rundgang etwas auffällt.
Das Schwierige ist nicht die Arbeit selbst. Schwierig ist, jederzeit zu wissen, was in welchem Vertrag offen ist, wer es hat und ob Sie die Erwartungen des Kunden in diesem Monat erfüllen. Steckt das in einem Helpdesk-Postfach, einem Gruppenchat je Standort und einer Tabelle je Vertrag, kommt die Antwort zu spät, meist dann, wenn der Kunde fragt.
Ein Dashboard, eine Mitarbeiter-App
TaskLoop gibt dem FM-Büro ein Admin-Dashboard und allen Mitarbeitenden im Außendienst eine mobile Mitarbeiter-App.
Anfrage. Der Helpdesk erfasst jede Kundenanfrage im Dashboard: Standort, Kategorie, Priorität, Beschreibung. Mitarbeitende des Kunden oder Nutzer des Gebäudes können auch einen QR-Code am Standort scannen und eine Anfrage direkt senden.
Zuweisung. Der Bereichsleiter weist sie dem passenden Techniker oder der passenden Abteilung zu, mit Frist und Anweisungen wie dem Zugangscode für die Technikzentrale oder dem zu nutzenden Parkplatz.
Erledigung. Der Techniker erhält eine Push-Benachrichtigung, nimmt die Aufgabe an, aktualisiert unterwegs ihren Status und schließt sie mit Foto und Erledigungszeitstempel ab.
Bewertung. Die Aufgabe schließt mit einem vollständigen Verlauf. War sie überfällig, ist sie unterwegs an den Bereichsleiter oder Vertragsmanager eskaliert, und auch das ist dokumentiert.
Für den Vertragsmanager zeigt das Dashboard jede offene Anfrage in Echtzeit und die Auslastung jeder Abteilung. Für den Techniker zeigt die App eine Liste mit Aufträgen über alle Standorte, die er betreut, statt eines Chats je Kunde.
Den Vertrag belegen
FM-Verträge werden zunehmend anhand von Nachweisen beurteilt. Ein Kunde will wissen, wie viele Anfragen im letzten Monat eingingen, wie viele innerhalb der vereinbarten Zeit übernommen und wie viele beim ersten Einsatz abgeschlossen wurden. Ein Foto vom gereinigten Fettabscheider oder vom ersetzten Bauteil klärt einen Streit schneller als jeder E-Mail-Verlauf.
Jede Aufgabe in TaskLoop trägt Zeitstempel von der Anlage über die Annahme bis zur Erledigung und optional einen Fotonachweis. Berichte zeigen Erledigungsquoten, Reaktions- und Erledigungszeiten und Mitarbeiterleistung. Zusammen ergibt das den Kern eines monatlichen Vertragsberichts, ohne dass eine Führungskraft zwei Tage damit verbringt, ihn aus WhatsApp-Screenshots zusammenzusetzen. Wie Sie die Regeln dahinter gestalten, lesen Sie unter SLA- und Eskalationsregeln für Betriebsteams.
Überfällige Aufgaben eskalieren automatisch an eine Führungskraft. Reaktions- und Lösungszeiten sind je Kategorie und Priorität konfigurierbar, etwa 30 Minuten Reaktionszeit bei einem Wasserschaden und 24 Stunden bei einer Deckenplatte. So wird das SLA jedes Vertrags automatisch angewendet.
Geplante Arbeit über alle Standorte
Ein großer Teil eines FM-Vertrags ist geplante Arbeit: monatliche Wechsel der AHU-Filter, vierteljährliche Prüfungen der Notbeleuchtung, halbjährliche Probeläufe der Feuerlöschpumpe, wöchentliche Grundreinigung der Sanitärräume. Versäumte geplante Arbeit bleibt unsichtbar, bis eine Prüfung oder ein Ausfall sie ans Licht bringt.
In TaskLoop ist jeder geplante Auftrag eine Aufgabe mit Standort, Frist, Anweisungen und Fotonachweis. Geplante und reaktive Arbeit erscheinen so in denselben Listen und denselben Berichten. Wiederkehrende Pläne für vorbeugende Wartung und Prüf-Checklisten je Standort werden für jeden Vertrag automatisch erzeugt.
Subunternehmer und Fachgewerke
Kein FM-Dienstleister macht alles selbst. Aufzüge, Brandschutzanlagen, Kältemaschinen, Schädlingsbekämpfung und Spezialreinigung gehen oft an Subunternehmer, und der Kunde hält Sie für alles verantwortlich.
Subunternehmern lassen sich unter Ihrem Konto Aufträge zuweisen, die sie mit Fotonachweis abschließen. Ihr Bericht umfasst dann den gesamten Vertrag, nicht nur Ihr eigenes Personal.
Eine Außendienst-App, die Techniker wirklich nutzen
Viele FM-Dienstleister besitzen bereits ein leistungsfähiges CAFM oder CMMS. Das Problem: Es steht in der Zentrale, und die Techniker aktualisieren es nie. Die Daten werden also nachträglich aus dem Gedächtnis von jemand anderem eingetragen. Die Mitarbeitenden an der Front, die die Arbeit erledigen, brauchen etwas Kleineres: eine Aufgabenliste, eine Schaltfläche zum Annehmen, eine Kamera, eine Schaltfläche zum Abschließen.
Genau das ist die Mitarbeiter-App von TaskLoop. Sie sendet Push-Benachrichtigungen für neue Aufgaben, lässt Mitarbeitende sie annehmen, aktualisieren und erledigen und speichert Fotos und Erledigungszeiten. Wenn Sie Ihr CAFM für Anlagenverzeichnisse und Abrechnung behalten, läuft TaskLoop daneben; was das in der Praxis bedeutet, steht unter Integrationen.
Wer was nutzt
| Rolle | Arbeitsort | Was sie in TaskLoop tut |
|---|---|---|
| Vertrags- oder Kundenmanager | Admin-Dashboard | Sieht offene Arbeit je Kunde, erhält Eskalationen, nutzt Berichte für das monatliche Kundengespräch |
| Helpdesk | Admin-Dashboard | Erfasst Kundenanfragen per Telefon und E-Mail |
| Bereichsleiter | Dashboard und Mitarbeiter-App | Weist Arbeit über Standorte zu, bearbeitet Eskalationen, prüft Fotonachweise |
| Mobiler Techniker | Mobile Mitarbeiter-App | Erhält, übernimmt und erledigt Aufträge an mehreren Standorten |
| Reinigungskraft oder Sicherheitsmitarbeiter vor Ort | Mobile Mitarbeiter-App | Bearbeitet Aufgaben an seinem Einsatzort |
Der Einstieg
Wählen Sie einen Vertrag, am besten mit einem Kunden, der bereits nach Leistungskennzahlen fragt. Bringen Sie dessen Helpdesk und Außendienstteam auf TaskLoop, steuern Sie einige Wochen lang echte Anfragen darüber und legen Sie dem Kunden beim nächsten Gespräch die Berichte vor. Nehmen Sie dann den nächsten Vertrag hinzu.
Die Preise werden individuell angeboten und richten sich nach der Zahl der Objekte und Mitarbeitenden. Buchen Sie eine kostenlose Demo mit Ihrer Standortliste oder lesen Sie mehr über Gebäudemanagement mit TaskLoop.
Häufige Fragen
Kann ein TaskLoop-Konto mehrere Kundenstandorte abdecken?
So arbeiten FM-Dienstleister, und genau diese Frage sollten Sie mit Ihrer tatsächlichen Standort- und Vertragsliste in die Demo mitbringen. Wir zeigen, wie sich Ihre Standorte, Abteilungen und Teams in TaskLoop abbilden lassen und wie das Dashboard sie trennt, sodass ein Vertragsmanager sein Portfolio und ein Standortleiter seinen Standort sieht. Die Preise richten sich nach der Zahl der Objekte und Mitarbeitenden.
Wie hilft TaskLoop, die Vertragsleistung nachzuweisen?
Jede Aufgabe trägt Zeitstempel von der Anlage bis zur Erledigung, dazu optional ein Foto der fertigen Arbeit. Berichte zeigen Erledigungsquoten, Reaktions- und Erledigungszeiten und Mitarbeiterleistung. Das ist das Rohmaterial für einen monatlichen Vertragsbericht: wie viele Anfragen eingingen, wie schnell sie übernommen wurden und wie viele fristgerecht abgeschlossen wurden. Reaktions- und Lösungszeiten sind je Kategorie und Priorität konfigurierbar, und Berichte lassen sich als PDF und CSV exportieren.
Können unsere Subunternehmer TaskLoop nutzen?
Ja. Subunternehmern lassen sich Aufträge zuweisen, etwa eine Aufzugsreparatur oder ein Einsatz eines Spezialisten für Brandschutzanlagen, die sie mit Fotonachweis abschließen. So bleibt der Auftrag im selben Verlauf und im selben Bericht wie die Arbeit Ihres eigenen Teams.
Ersetzt TaskLoop unser CAFM oder CMMS?
Nicht unbedingt. Wenn Sie ein CAFM oder CMMS für Anlagenverzeichnisse, Lebenszyklusplanung und Vertragsabrechnung nutzen, behalten Sie es. TaskLoop ist die Ebene für die Menschen vor Ort: Aufträge erhalten, aktualisieren und mit Nachweis abschließen. Viele FM-Dienstleister haben in der Zentrale ein leistungsfähiges System, das die Techniker nie öffnen. TaskLoop soll die App sein, die sie tatsächlich öffnen.
Können wir vorbeugende Wartung über mehrere Standorte planen?
Jeder geplante Auftrag lässt sich als Aufgabe mit Frist, Anweisungen und Fotonachweis anlegen, zum Beispiel vierteljährliche Prüfungen der Notbeleuchtung an jedem Standort. Wartungspläne und Prüf-Checklisten werden einmal je Standort eingerichtet, und TaskLoop erzeugt jede Aufgabe automatisch.
Wie lange dauert die Einführung bei einem neuen Vertrag?
Die Einführung hängt davon ab, wie viele Standorte und Mitarbeitende der Vertrag umfasst, und wir nennen keinen Standardwert. Üblich ist, mit dem Helpdesk und dem mobilen Team eines Vertrags zu beginnen, einige Wochen lang echte Anfragen über TaskLoop zu steuern und dann den nächsten Vertrag hinzuzunehmen. Die Demo ist kostenlos und der richtige Ort, das mit Ihrer eigenen Vertragsliste zu planen.
Sehen Sie Ihren eigenen Ablauf in TaskLoop
Erzählen Sie uns, wie Anfragen heute bei Ihrem Team ankommen. Wir zeigen Ihnen denselben Ablauf in TaskLoop – mit Ihren Rollen und Ihren Anfragetypen.