Le logiciel des sociétés de facility management qui gèrent de nombreux sites

Gérer de nombreux bâtiments pour de nombreux clients

Une société de FM ne gère pas un bâtiment. Elle gère un portefeuille : une douzaine d’immeubles de bureaux pour un bailleur, un réseau de magasins pour un autre, un campus scolaire, une clinique, parfois une résidence. Chaque contrat a son périmètre, son interlocuteur côté client et ses attentes, inscrites ou non dans un accord de niveau de service.

Les équipes sont dispersées. Un responsable de contrat couvre plusieurs clients. Des superviseurs de secteur couvrent des groupes de sites. Des techniciens itinérants circulent de l’un à l’autre, tandis que les agents de propreté et de sécurité sont affectés à un seul site. Les demandes viennent des responsables de site du client, du help desk FM et des techniciens eux-mêmes quand ils repèrent quelque chose pendant une ronde.

Le plus difficile n’est pas de faire le travail. C’est de savoir, à tout moment, ce qui est ouvert sur quel contrat, qui s’en occupe, et si vous allez tenir les attentes du client ce mois-ci. Quand tout cela vit dans une boîte mail de help desk, un groupe de discussion par site et un tableur par contrat, la réponse arrive trop tard, généralement quand le client pose la question.

Un tableau de bord, une application terrain

TaskLoop donne au bureau FM un tableau de bord d’administration et à chaque employé de terrain une application mobile.

Demande. Le help desk enregistre chaque demande client dans le tableau de bord : site, catégorie, priorité, description. Le personnel du client ou les occupants peuvent aussi scanner un QR code sur le site et envoyer directement une demande.

Attribution. Le superviseur de secteur l’attribue au bon technicien ou au bon service, avec une échéance et des consignes, comme le code d’accès du local technique ou la place de parking à utiliser.

Intervention. Le technicien reçoit une notification push, accepte la tâche, met à jour son statut en route et la clôture avec une photo et un horodatage de fin.

Évaluation. La tâche se clôture avec un historique complet. Si elle a pris du retard, elle a été escaladée en cours de route au superviseur ou au responsable de contrat, et cela figure aussi dans l’historique.

Pour le responsable de contrat, le tableau de bord affiche en temps réel chaque demande ouverte et la charge de chaque service. Pour le technicien, l’application affiche une seule liste d’interventions pour tous les sites qu’il couvre, et non un groupe de discussion par client.

Prouver la tenue du contrat

Les contrats de FM sont de plus en plus jugés sur des preuves. Un client veut savoir combien de demandes sont arrivées le mois dernier, combien ont été prises en charge dans le délai convenu et combien ont été résolues dès la première visite. Une photo du bac à graisse nettoyé ou du luminaire remplacé règle un litige plus vite que n’importe quel fil d’e-mails.

Chaque tâche TaskLoop porte des horodatages de la création à l’acceptation puis à la clôture, et une preuve photo facultative. Les rapports présentent les taux de réalisation des tâches, les délais de réponse et de réalisation et la performance du personnel. Mis ensemble, vous avez l’essentiel d’un rapport de contrat mensuel, sans qu’un superviseur passe deux jours à le reconstituer à partir de captures d’écran WhatsApp. Pour concevoir les règles qui sous-tendent tout cela, lisez règles SLA et d’escalade pour les équipes d’exploitation.

Les tâches en retard remontent automatiquement à un superviseur. Les délais de réponse et de résolution sont paramétrables par catégorie et par priorité, comme une réponse sous 30 minutes pour une fuite d’eau et sous 24 heures pour une dalle de faux plafond : le SLA de chaque contrat s’applique automatiquement.

Le travail planifié sur plusieurs sites

Une grande partie d’un contrat de FM est planifiée : changement mensuel des filtres AHU, tests trimestriels de l’éclairage de sécurité, essais semestriels de la pompe incendie, nettoyage approfondi hebdomadaire des sanitaires. Un travail planifié oublié reste invisible jusqu’à ce qu’un audit ou une panne le révèle.

Dans TaskLoop, chaque intervention planifiée est une tâche avec un site, une échéance, des consignes et une preuve photo : planifié et curatif apparaissent dans les mêmes listes et les mêmes rapports. Les plannings récurrents de maintenance préventive et les checklists d’inspection de site sont générés automatiquement pour chaque contrat.

Sous-traitants et corps de métier spécialisés

Aucune société de FM ne fait tout en interne. Ascenseurs, systèmes incendie, groupes froids, dératisation et nettoyage spécialisé reviennent souvent à des sous-traitants, et le client vous tient responsable de l’ensemble.

Les sous-traitants peuvent recevoir des interventions et les clôturer avec une preuve photo, sous votre compte. Votre rapport couvre alors tout le contrat, et pas seulement votre propre personnel.

Une application de terrain que les techniciens utilisent vraiment

Beaucoup de sociétés de FM disposent déjà d’un CAFM ou d’une GMAO performants. Le problème, c’est que l’outil reste au siège et que les techniciens ne le mettent jamais à jour : les données sont saisies après coup, de mémoire, par quelqu’un d’autre. Les équipes de terrain qui font le travail ont besoin de quelque chose de plus simple : une liste de tâches, un bouton pour accepter, un appareil photo, un bouton pour terminer.

C’est exactement ce qu’est l’application TaskLoop du personnel. Elle envoie des notifications push pour les nouvelles tâches, permet au personnel de les accepter, de les mettre à jour et de les terminer, et enregistre les photos et les heures de fin. Si vous gardez votre CAFM pour le registre des équipements et la facturation, TaskLoop fonctionne à ses côtés ; consultez la page intégrations pour voir ce que cela signifie concrètement.

Qui utilise quoi

Pour démarrer

Choisissez un contrat, idéalement avec un client qui demande déjà des indicateurs de performance. Faites passer son help desk et son équipe de terrain sur TaskLoop, traitez-y de vraies demandes pendant quelques semaines, et présentez les rapports au client à la revue suivante. Ajoutez ensuite le contrat suivant.

Le tarif est établi sur devis et dépend du nombre de sites et de membres du personnel. Réservez une démo gratuite avec votre liste de sites, ou découvrez la gestion de bâtiment avec TaskLoop.