قائمة تحقق التدبير الفندقي حسب حالة الغرفة

لماذا يجب أن تتبع قائمة التحقق حالة الغرفة

قائمة تحقق واحدة لكل الغرف إما تُضيّع الوقت أو تُغفل أشياء. غرفة الإقامة المستمرة لا تحتاج إلى تغيير واقي المرتبة. وغرفة المغادرة لا يجوز أن تتخطى الأدراج والخزنة. والغرفة الشاغرة النظيفة التي بقيت ثلاثة أيام تحتاج إلى إزالة غبار وفتح الصنابير، لا إلى خدمة كاملة.

حالة الغرفة هي المعلومة التي تخبر عاملة الغرف بنوع العمل المطلوب. وبناء قوائم التحقق حولها يجعل العمل أسرع في الإسناد، وأسهل في التدريب، وأسهل في الفحص.

حالات الغرف المستخدمة في هذا الدليل

تختلف التسميات بين الفنادق ومنتجات PMS. طابِق هذه الحالات مع رموزك الخاصة.

تنظيف المغادرة (شاغرة غير نظيفة)

المغادرة إعادة ضبط كاملة. يجب ألا يجد النزيل التالي أي أثر لمن سبقه.

• اطرق الباب، وأعلن عن نفسك، وادخل، وثبّت الباب مفتوحًا وفق سياسة السلامة لديك
• افتح الستائر والنوافذ إن أمكن، وأشعل كل الأضواء ودوّن المصابيح المعطّلة
• ابحث عن المفقودات: الأدراج، والخزانة، والخزنة، وتحت السرير، وعلّاقات الحمام، وخلف الباب، ثم سجّلها وسلّمها
• افحص الميني بار وأبلغ المكتب الأمامي بالاستهلاك
• انزع كل البياضات والمناشف، وافحص واقي المرتبة والمرتبة والوسائد بحثًا عن بقع أو تلف
• أزِل كل النفايات وفرّغ كل السلال
• الحمام: نظّف وعقّم المرحاض والدش وحوض الاستحمام والمغسلة والصنابير والبلاط، ونظّف المرآة والزجاج، وتأكد من سلاسة التصريف، وافحص الفواصل والسيليكون بحثًا عن العفن
• استبدل كل مستلزمات الحمام وفق المعيار
• رتّب السرير وفق معيار العلامة التجارية ببياضات نظيفة
• أزِل الغبار من الأعلى إلى الأسفل: الرفوف، والإطارات، والمصابيح، ولوح الرأس، والمكتب، وقضيب الخزانة، وحافة النافذة
• نظّف نقاط اللمس المتكرر: مقابض الأبواب، والمفاتيح، وجهاز التحكم، والهاتف، والغلاية، ولوحة مفاتيح الخزنة، ومنظّم التكييف
• اغسل الأكواب والكؤوس وفق سياسة النظافة أو استبدلها بأخرى نظيفة
• أعِد تزويد الشاي والقهوة والمياه والقرطاسية والخف ورداء الحمام
• اختبر التلفاز والأضواء والتكييف والخزنة والغلاية ومجفف الشعر
• نظّف السجاد بالمكنسة الكهربائية بما في ذلك تحت حافة السرير وخلف الباب، وامسح الأرضيات الصلبة
• اضبط الستائر والتكييف والإضاءة وفق معيار الوصول
• أبلغ عن أي عطل كطلب صيانة، مع صورة
• حدّث الحالة إلى شاغرة نظيفة

خدمة الإقامة المستمرة (مشغولة غير نظيفة)

خدمة الإقامة المستمرة ترتيب وتزويد يحترم متعلقات النزيل. لا تحرّك الأغراض الشخصية أكثر من اللازم، ولا ترمِ أبدًا شيئًا ليس نفايات بوضوح.

• تحقق من حالة عدم الإزعاج قبل الطرق، واتبع سياسة عدم الإزعاج لديك
• أزِل النفايات وفرّغ السلال
• رتّب السرير، وغيّر البياضات وفق سياسة الفندق وأي اختيار من النزيل
• استبدل المناشف المستعملة، واترك المناشف التي علّقها النزيل إن كانت هذه سياستك
• نظّف الحمام وأعِد تزويد المستلزمات
• اغسل الأكواب والكؤوس المستعملة أو استبدلها
• أعِد تزويد الشاي والقهوة والمياه
• رتّب الأسطح دون تحريك مقتنيات النزيل الثمينة أو وثائقه أو أجهزته الإلكترونية
• نظّف مساحات الأرضية المكشوفة بالمكنسة الكهربائية
• أبلغ عن أي طلب للنزيل أو عطل لاحظته في الغرفة
• حدّث الحالة إلى مشغولة نظيفة

الغرفة الشاغرة النظيفة وفحص ما قبل الوصول

الغرف التي تبقى نظيفة يومًا أو أكثر يتراكم فيها الغبار والهواء الراكد، وأحيانًا صنبور يقطر. فحص قصير قبل وصول النزيل يلتقط هذه الأمور.

• افتح الصنابير واسحب ماء المرحاض، خاصة إذا بقيت الغرفة فارغة عدة أيام
• أزِل الغبار سريعًا عن الأسطح المستوية
• تحقق من أن الحمام والسرير لا يزالان وفق المعيار
• تحقق من ضبط التكييف بشكل صحيح ومن أن رائحة الغرفة منعشة
• تحقق من اكتمال الميني بار والمستلزمات
• للشخصيات المهمة أو الطلبات الخاصة: تأكد من وجود المستلزمات ونوع الوسادة المختار وسرير الأطفال أو السرير الإضافي

الفحص (من شاغرة نظيفة إلى تم الفحص)

يفحص المفتش النتيجة لا الجهد. استخدم القائمة نفسها في كل مرة كي تكون النتائج قابلة للمقارنة.

سجّل ما الذي لم يجتز الفحص ولماذا. إذا تكرر إخفاق البند نفسه مع عاملة الغرف نفسها، فهذه نقطة توجيه. وإذا أخفق مع الجميع، فهي مشكلة تدريب أو مستلزمات أو معيار.

خارج الخدمة والمعطّلة مؤقتًا

الغرف خارج الخدمة (OOO) والمعطّلة مؤقتًا (OOS) هي حيث يفقد التدبير الفندقي والهندسة أثر بعضهما أكثر من أي مكان آخر. قد تبقى غرفة خارج الخدمة أيامًا بعد الإصلاح لأن أحدًا لم يُبلغ التدبير الفندقي بأنها جاهزة.

• سجّل السبب والتاريخ ومن غيّر الحالة
• أنشئ مهمة صيانة بأولوية وتاريخ عودة متوقع
• تؤكد الهندسة اكتمال الإصلاح، مع صورة
• يُجري التدبير الفندقي تنظيف مغادرة كاملًا، لأن الإصلاحات تترك غبارًا ومخلفات
• يفحص المفتش الغرفة كغرفة مغادرة
• يعيد المكتب الأمامي الغرفة إلى المخزون

راجع قائمة الغرف خارج الخدمة في الاجتماع الصباحي كل يوم. فكل غرفة خارج الخدمة غرفة لا تستطيع بيعها.

الترتيب المسائي

الترتيب المسائي خدمة مسائية قصيرة. اجعلها بسيطة وثابتة.

• تحقق من حالة عدم الإزعاج واحترمها
• أزِل النفايات والأغراض المستعملة
• اثنِ غطاء السرير وفق المعيار، وضع دواسة الحمام والخف
• استبدل المناشف المستعملة عند الحاجة
• أسدِل الستائر، واضبط أضواء جانب السرير
• ضع أي لمسة ترحيبية مسائية وفق معيار العلامة التجارية
• دوّن أي طلبات للنزيل وأبلغ عنها

عدم الإزعاج

غرف عدم الإزعاج تحتاج إلى سياسة مكتوبة يتبعها المكتب الأمامي والتدبير الفندقي كلاهما. النهج الشائع: احترم طلب عدم الإزعاج، واترك بطاقة خدمة، واعرض الخدمة في وقت لاحق، وصعّد الأمر إلى المشرف إذا بقيت لافتة عدم الإزعاج بعد فترة محددة، للاطمئنان على سلامة النزيل. اتفق على الفترة مع فريقي الإدارة والأمن واتبع الإرشادات المحلية.

تدريب عاملات الغرف الجدد على قوائم التحقق

قوائم التحقق أيضًا أسرع أداة تدريب لديك. عاملة الغرف الجديدة التي تتعلم قائمة المغادرة بالترتيب، مع مشرف بجانبها في الأيام الأولى، تكتسب عادة العمل من الأعلى إلى الأسفل ومن الجاف إلى الرطب بدلًا من التنقل بين المهام.

• ابدأ بالموظفين الجدد في غرف المغادرة مع زميل مرافق، ثم الإقامة المستمرة، ثم الترتيب المسائي.
• افحص كل غرفة للعاملة الجديدة حتى تصبح نتائج فحصها نظيفة باستمرار، ثم انتقل إلى الفحص بالعينة.
• راجع البنود المخفقة مع العاملة داخل الغرفة، لا في المكتب. فإظهار لوح الرأس المغبرّ يعلّم أكثر من وصفه.
• اجعل قائمة التحقق بالطول نفسه على الورق وعلى البطاقة المغلّفة وفي أي تطبيق. فإذا اختلفت النسخ، سيتبع الناس أقصرها.

أعِد النظر في قوائم التحقق كلما تغيرت تجهيزات الغرف: آلة قهوة جديدة، أو طقم مستلزمات مختلف، أو ترتيب أسرّة جديد، كلها تضيف خطوات أو تحذفها.

تطبيق قوائم التحقق يومًا بيوم

• أسنِد الغرف حسب الحالة في بداية المناوبة، والمغادرات أولًا إذا كان الوصول مبكرًا.
• دع عاملات الغرف يحدّثن الحالة من الطابق بدلًا من الاتصال بالمكتب.
• حوّل كل عطل إلى طلب صيانة مع صورة، كي لا يعتمد على تذكّر أحدهم.
• استخدم تسليم المناوبة لنقل غرف عدم الإزعاج والمغادرات المتأخرة ومشكلات الصيانة المفتوحة.

أين يقع TaskLoop

يتولى TaskLoop جانب المهام في التدبير الفندقي إلى جانب نظام PMS لديك، الذي يبقى نظام الحجوزات والفواتير. يُسند المشرفون المهام إلى عاملات الغرف أو الأقسام مع أولوية وموعد نهائي وتعليمات في لوحة التحكم الإدارية، وتتلقاها العاملات ويقبلنها ويُنجزنها في تطبيق الجوال للموظفين مع إثبات مصوّر اختياري وطوابع زمنية، وتُصعَّد المهام المتأخرة إلى المشرفين. اطّلع على التدبير الفندقي وتطبيق الموظفين.

الخلاصة

طابِق قائمة التحقق مع حالة الغرفة: إعادة ضبط كاملة للمغادرات، ولمسة خفيفة للإقامة المستمرة، وفحص سريع للغرف الشاغرة النظيفة، واعتماد الهندسة قبل عودة الغرف خارج الخدمة إلى البيع. حافظ على ثبات الفحص، وسجّل ما يخفق، وتأكد من أن كل عطل يصبح مهمة لشخص ما.