Программа для команды, которая обслуживает офисное или коммерческое здание

Работа, на которой держится офисное здание

В офисном здании меньше жильцов, чем в жилой башне, но больше ожиданий на квадратный метр. Арендаторы платят за рабочий этаж: кондиционирование, которое справляется с полной переговорной, работающий свет, чистые к девяти утра санузлы, пропуска, которые открывают нужные двери. Когда что-то ломается, офис-менеджер на этаже пишет в диспетчерскую, а затем его генеральный директор пишет в отдел аренды.

За этим стоят фасилити-менеджер, диспетчерская служба или ресепшен, команда инженеров и техников, клининг и охрана и длинный список подрядчиков. Работа приходит отовсюду: письма арендаторов, звонки на ресепшен, аварийные сигналы BMS, проверки собственника и постоянное давление отделочных работ, когда арендаторы въезжают и выезжают. Без единого списка фасилити-менеджер весь день работает живым маршрутизатором — пересылает письма и выясняет статус.

TaskLoop собирает эту работу в одном месте. Каждая заявка получает исполнителя, приоритет, срок и запись о том, как она закрыта.

Заявки арендаторов — от почтового ящика до закрытия

Каждая работа проходит одни и те же четыре шага: заявка, назначение, выполнение, оценка.

Заявка. Диспетчерская регистрирует каждую заявку арендатора на панели администратора: этаж, арендатор, категория, приоритет и суть обращения. Арендаторы также могут отсканировать QR-код на своём этаже, в санузле или переговорной и отправить заявку напрямую, а затем следить за её ходом.

Назначение. Фасилити-менеджер или диспетчер назначает задачу инженеру, технику или отделу, например клинингу, со сроком и инструкциями.

Выполнение. Инженер получает push-уведомление в мобильном приложении для персонала, принимает задачу, обновляет её статус и закрывает с фото по желанию и отметкой времени выполнения.

Оценка. Задача закрывается с полной записью: кто сообщил, кто выполнил, сколько это заняло. Арендаторы, отправившие заявку через QR-код, могут оценить обслуживание после выполнения.

После этого диспетчерская может ответить на вопрос «где наша заявка?», не звоня инженеру. О том, как работать без большого колл-центра, читайте в статье заявки арендаторов на обслуживание без колл-центра.

HVAC и другие работы в нерабочее время

Заявки на HVAC в нерабочее время — классический источник трений. Команда арендатора задерживается на 8-м этаже, график охлаждения здания заканчивается в шесть, и на этаже становится жарко. Кто-то звонит охране, охрана звонит на мобильный дежурному инженеру, инженер продлевает график через BMS, а на следующее утро никто не может сказать, когда поступила заявка, кто её одобрил и сколько работало охлаждение.

В TaskLoop такая заявка — задача. Она регистрируется со временем и арендатором, назначается дежурному инженеру и закрывается с отметкой времени и пометкой. Если её не приняли, она эскалируется главному инженеру. В конце месяца у вас есть датированный список всех заявок в нерабочее время по каждому арендатору. Это важно, когда кондиционирование сверх графика перевыставляется по договору аренды, и важно, когда арендатор оспаривает начисление.

То же касается любых работ в нерабочее время: протечки в воскресенье, отказа контроллера доступа в праздник, неисправности пожарной сигнализации в 3 часа ночи.

Недоделки после отделки и приёмка

Когда арендатор завершает отделку этажа, приёмка заканчивается списком недоделок: сбившаяся потолочная плитка, напольный лючок без питания, хлопающий доводчик, закрашенный спринклер, недостающая заглушка в стояке. Обычно такие списки живут в таблице, которую пересылают друг другу фасилити-менеджер, руководитель проекта арендатора и отделочный подрядчик, — с тремя версиями в обращении и фото, затерявшимися в чьей-то галерее.

В TaskLoop каждая недоделка — задача с местом, описанием, исполнителем и сроком, которая закрывается с фото в качестве подтверждения. Фасилити-менеджер с одного взгляда видит, сколько недоделок открыто, у кого они и какие просрочены. Отделочный подрядчик может получать и закрывать свои недоделки прямо в TaskLoop, с фотоотчётом, который фасилити-менеджер может проверить.

Плановое обслуживание в том же списке

Инженерное оборудование коммерческого здания не ждёт жалоб: фильтры AHU, градирни, насосы, испытания генераторов, проверки аварийного освещения. TaskLoop оформляет каждую такую работу как задачу со сроком, инструкциями и фотоотчётом, которую создаёт главный инженер или фасилити-менеджер. Повторяющиеся графики планово-предупредительного обслуживания и чек-листы обходов после настройки создают задачи автоматически. Когда аварийные и плановые работы в одном списке, дежурный инженер видит весь свой день, а не только самую громкую заявку.

Отчёты для собственника и арендаторов

Коммерческие здания управляются в соответствии с ожиданиями, записанными или нет. Собственники и управляющие активами хотят знать, хорошо ли обслуживают арендаторов. Арендаторы хотят знать, что их заявки воспринимают всерьёз.

Отчёты TaskLoop показывают долю выполненных задач, время реакции и выполнения и эффективность персонала. Используйте их в ежемесячном отчёте управляющему активом, на ежеквартальной встрече с арендаторами или просто чтобы найти этаж, где снова и снова повторяется одна и та же жалоба на охлаждение. Такая закономерность часто указывает на проблему с балансировкой системы, а не на череду случайных неисправностей.

Кто чем пользуется

Чем TaskLoop не является

TaskLoop — не BMS. Он не управляет чиллерами и не считывает данные VAV-регуляторов. Это и не система управления арендой или бухгалтерская программа, поэтому счета за работу систем сверх графика выставляются из ваших текущих инструментов, а записи TaskLoop служат подтверждением. Если в вашей CAFM хранятся реестр оборудования и данные о помещениях, оставьте её. Прочитайте статью CMMS, CAFM и BMS: в чём разница, чтобы понять, где место каждой системы.

С чего начать

Начните с диспетчерской и инженерной службы. В течение двух недель направляйте каждое письмо и звонок арендатора в TaskLoop, а затем посмотрите на панель: что поступило, что закрыто, что ждало и почему. Стоимость рассчитывается индивидуально и зависит от здания и команды. Запишитесь на бесплатную демонстрацию или прочитайте подробнее об управлении зданием с TaskLoop.