Sistema de gestión hotelera para recepción, housekeeping y mantenimiento

El problema que todo hotel conoce

Un hotel funciona con cientos de pequeñas promesas al día: toallas extra en 15 minutos, una cuna antes de que llegue la familia, un aire acondicionado reparado antes de que el huésped vuelva de cenar, una salida tardía comunicada a housekeeping. La mayoría de esas promesas se hacen en recepción y se cumplen en otro sitio, por parte de una camarera de pisos, un técnico o un camarero de room service.

El problema está en el traspaso. Un huésped llama a recepción; recepción llama a housekeeping; la supervisora de housekeeping avisa por radio a una camarera de pisos que está limpiando otra habitación. Nadie lo anota. Cuarenta minutos después el huésped vuelve a llamar, y ahora el jefe de recepción se disculpa por algo que nadie puede rastrear.

TaskLoop está hecho para que ese traspaso sea visible y tenga responsable, sin cambiar su PMS ni añadir un paso para el huésped.

Cómo fluye una solicitud de huésped en TaskLoop

Cada solicitud sigue cuatro pasos: solicitud, asignación, ejecución, calificación.

Solicitud. Cada habitación tiene su propio código QR. El huésped lo escanea con el teléfono, elige lo que necesita y lo envía. Sin app que instalar, sin llamada a recepción. Las solicitudes que llegan por teléfono, en el mostrador o de un empleado que pasaba por allí se registran en el panel de administración, así que todo está en una sola lista. Consulte solicitudes por código QR para ver cómo funciona.

Asignación. La recepción, o un supervisor de departamento, asigna la tarea a una persona o a un departamento, con prioridad, plazo e instrucciones como «huésped alérgico a los frutos secos, revisar el minibar».

Ejecución. El personal recibe una notificación push en la app móvil de TaskLoop, acepta la tarea, actualiza su estado y la completa. Cuando ayuda, adjunta una foto: la alcachofa de la ducha reparada, la decoración de una sorpresa de cumpleaños. Se registra la hora de cierre.

Calificación. El huésped ve el seguimiento de la solicitud hasta su cierre y califica el servicio. Esa calificación pasa a los informes junto a los tiempos de respuesta y de resolución.

Si una tarea no se hace a tiempo, se escala a un supervisor. El gerente de turno se entera del retraso antes que el huésped.

Housekeeping

Housekeeping concentra la mayor parte del volumen de un hotel: solicitudes de amenities, habitaciones urgentes para llegadas anticipadas, servicio de cobertura, objetos perdidos, incidencias de lencería y el flujo constante de cosas que las camareras de pisos detectan mientras limpian.

Con TaskLoop, la gobernanta ejecutiva y las supervisoras de planta asignan tareas a las camareras o al departamento de housekeeping y ven su avance en tiempo real. Cuando una camarera encuentra una lámpara rota en la 714, la supervisora la registra al momento como tarea de mantenimiento en lugar de esperar que alguien se acuerde al final del turno. Para una guía práctica, lea nuestro checklist de housekeeping por estado de habitación y vea la función de housekeeping.

Mantenimiento técnico

Los trabajos de mantenimiento llegan desde tres lugares: los huéspedes, otros departamentos y las rondas del propio equipo técnico. Un grifo que gotea reportado por un huésped, un televisor sin señal reportado por housekeeping, un fan coil ruidoso detectado en una ronda. Todos se registran como tareas, se asignan a un técnico y se cierran con una foto y una marca de tiempo.

Ese registro importa sobre todo en las habitaciones que pasan a fuera de servicio. Cuando una habitación se bloquea en el PMS por una fuga, el jefe de mantenimiento ve exactamente qué tarea la retiene, quién la tiene y cuánto tiempo lleva abierta. Liberar la habitación en el PMS sigue siendo un paso manual, pero la decisión ya no se basa en suposiciones. Nuestra guía para llevar un registro de mantenimiento hotelero explica cómo estructurarlo.

Recepción: una sola vista de todo el hotel

El jefe de recepción y el gerente de turno tienen en el panel de administración una vista en tiempo real de cada solicitud abierta, además de la carga de cada departamento. Cuando un huésped llama para preguntar dónde está su plancha, la recepción puede responder mirando la pantalla: asignada a housekeeping a las 19:42, aceptada a las 19:44, en camino.

Esa es la diferencia entre «déjeme comprobarlo y le devuelvo la llamada» y una respuesta directa. Así también se detectan patrones. Si buena parte de las llamadas de la tarde piden el mismo amenity, póngalo en la habitación. Para ideas sobre cómo acortar los tiempos de respuesta, lea cómo reducir el tiempo de respuesta a las solicitudes de huéspedes.

Informes para el director general

Los informes de TaskLoop muestran tasas de cierre de tareas, tiempos de respuesta y de resolución, desempeño del personal y calificaciones de huéspedes. Úselos en la reunión de la mañana para ver qué se quedó pendiente durante la noche, en la reunión semanal de operaciones para comparar departamentos y en las evaluaciones del personal para reconocer a las camareras y técnicos que cierran bien los trabajos de forma constante.

Cómo convive TaskLoop con su PMS

Su PMS gestiona reservas, check-in y check-out, inventario de habitaciones y facturación. TaskLoop gestiona el trabajo: quién hace qué, para cuándo y si se hizo. TaskLoop funciona junto a sistemas PMS como Oracle OPERA, Cloudbeds y Mews; no afirma tener una integración con ellos. En la práctica, los cambios de estado de las habitaciones siguen en el PMS y la tarea operativa que hay detrás vive en TaskLoop. Lea PMS hotelero vs software de operaciones y nuestra página de integraciones para más detalles.

Quién usa qué

Cómo empezar

La mayoría de los hoteles empiezan por las solicitudes de huéspedes y housekeeping, y después añaden mantenimiento y los demás departamentos. Coloque primero códigos QR en algunas plantas, canalice cada llamada por el panel y revise los datos al cabo de dos semanas.

El precio se cotiza a medida y depende de su propiedad y del tamaño de su equipo. Reserve una demo gratuita o lea más sobre la gestión hotelera con TaskLoop.