Hotelsoftware für Serviced Apartments und Langzeitaufenthalte

Was Serviced Apartments anders macht

Serviced Apartments liegen zwischen Hotel und Wohngebäude. Gäste bleiben Wochen oder Monate, kochen in der eigenen Küche, lassen die Waschmaschine laufen und arbeiten am Esstisch. Sie erwarten den Service eines Hotels und die Verlässlichkeit eines Zuhauses.

Das verändert die Arbeit. Es gibt weniger Bitten um zusätzliche Kissen und mehr Meldungen zu Dingen, die im eigenen Zuhause kaputtgehen: eine Spülmaschine, die nicht abpumpt, ein Kochfeld, das ständig die Sicherung auslöst, schwaches WLAN im Schlafzimmer, eine klemmende Balkontür. Gereinigt wird nicht täglich, sondern während des Aufenthalts, ein- oder zweimal pro Woche, zu einer Zeit, die dem Gast passt. Und in vielen Gebäuden gehören die Apartments einzelnen Investoren und werden vom Betreiber verwaltet. Jede Reparatur ist also auch etwas, das Sie einem Eigentümer womöglich erklären müssen.

Das Team ist schlank: ein Betriebs- oder Objektmanager, ein kleines Guest-Relations-Team, Reinigungskräfte und ein oder zwei Haustechniker, dazu externe Firmen für Haushaltsgeräte und Klimaanlagen. TaskLoop gibt ihnen eine Arbeitsliste mit einem Verantwortlichen und einem Verlauf für jedes Apartment.

Wie eine Anfrage bei einem Langzeitaufenthalt durch TaskLoop läuft

Jede Anfrage folgt vier Schritten: Anfrage, Zuweisung, Erledigung, Bewertung.

Anfrage. Jedes Apartment hat einen eigenen QR-Code. Der Gast scannt ihn, beschreibt, was er braucht, und sendet die Anfrage ab, zu jeder Uhrzeit und ohne im Büro anzurufen. Anfragen per Anruf, E-Mail oder Nachricht an Guest Relations werden im Admin-Dashboard erfasst, sodass alles in einer Liste steht. Siehe Anfragen per QR-Code.

Zuweisung. Guest Relations oder der Betriebsmanager weist die Aufgabe einer Reinigungskraft, einem Techniker oder einer Abteilung zu, mit Priorität, Frist und Anweisungen wie „Gast im Homeoffice, vor dem Betreten anrufen“ oder „Schlüssel an der Rezeption“.

Erledigung. Die Mitarbeitenden erhalten eine Push-Benachrichtigung in der mobilen App von TaskLoop, nehmen die Aufgabe an, aktualisieren ihren Status und erledigen sie. Wo es hilft, hängen sie ein Foto an: das gereinigte Sieb, das neue Heizelement im Kochfeld, die fertige Reinigung.

Bewertung. Der Gast sieht, wie seine Anfrage bis zur Erledigung verfolgt wird, und bewertet den Service.

Überschreitet eine Aufgabe ihre Frist, eskaliert sie an eine Führungskraft. Bei einem Langzeitaufenthalt zählt das: Ein Gast, der drei Tage auf die Reparatur der Waschmaschine wartet, verlängert nicht.

Zwischenreinigungen

Bei Zwischenreinigungen passieren in Serviced Apartments die meisten Pannen. Die Reinigung war für Dienstag zugesagt; der Gast hat sie per Nachricht auf Mittwoch verschoben; die Reinigungskraft am Mittwoch wusste nichts davon. Der Gast kommt nach Hause, findet ein ungemachtes Bett vor und schreibt eine Bewertung.

In TaskLoop ist jede Zwischenreinigung eine Aufgabe für ein bestimmtes Apartment, Datum und Uhrzeit, dem Housekeeping mit den Anweisungen des Gastes zugewiesen. Verschiebt der Gast sie, verschiebt sich die Aufgabe, und die Reinigungskraft sieht die Änderung in der App. Die Housekeeping-Leitung sieht, welche Reinigungen erledigt sind, welche laufen und welche verspätet sind. Wiederkehrende Reinigungspläne für jeden Aufenthalt werden nach einmaliger Einrichtung automatisch erzeugt.

Instandhaltung in Wohnungen, in denen Menschen leben

Gäste mit langem Aufenthalt finden Mängel, die Kurzzeitgästen nie auffallen. TaskLoop behandelt jeden als Arbeitsauftrag: die Einheit, der Mangel, die Person, die ihn gemeldet hat, der Techniker, der ihn behoben hat, die benötigte Zeit und ein Foto des Ergebnisses.

Mit der Zeit zeigt dieser Verlauf, welche Apartments immer wieder Aufträge erzeugen, welche Gerätemodelle am häufigsten ausfallen und welche Mängel nach der „Reparatur“ zurückkehren. Muss eine Einheit wegen einer Reparatur aus dem Verkauf genommen werden, sieht der Betriebsmanager genau, welcher Auftrag sie blockiert, und aktualisiert das PMS entsprechend. Wie Sie den Verlauf strukturieren, lesen Sie unter Instandhaltungsprotokoll im Hotel führen; dieselben Grundsätze gelten für Apartments.

Eigentümereinheiten

In Gebäuden mit Eigentümereinheiten betreibt der Betreiber die Apartments im Auftrag einzelner Eigentümer. Eigentümer wollen wissen, in welchem Zustand ihre Einheit ist und warum ihnen eine Reparatur berechnet wird. Ohne Nachweis werden aus diesen Gesprächen Streitigkeiten.

TaskLoop gibt Ihnen einen datierten Verlauf jeder Aufgabe in jeder Einheit, mit Fotos, wo welche gemacht wurden. Fragt ein Eigentümer, warum eine neue Waschmaschine nötig war, können Sie die drei vorherigen Reparaturversuche zeigen, wer sie durchgeführt hat und was festgestellt wurde. Eigentümerabrechnungen und Kosten bleiben in Ihrem PMS oder Ihrer Buchhaltung. TaskLoop liefert die Nachweise dahinter. Siehe warum Fotonachweise wichtig sind.

Wechsel zwischen Aufenthalten

Endet ein Langzeitaufenthalt, braucht das Apartment eine Grundreinigung, eine Prüfung von Inventar und Geräten und oft ein, zwei kleine Reparaturen, bevor der nächste Gast ankommt. Jeder dieser Punkte kann eine Aufgabe für Housekeeping oder Haustechnik sein, mit einer Frist passend zur nächsten Anreise. So sieht der Betriebsmanager auf einem Bildschirm, ob das Apartment rechtzeitig fertig wird.

Wer was nutzt

Neben Ihrem PMS

Ihr PMS, etwa Oracle OPERA, Cloudbeds oder Mews, verwaltet weiterhin Reservierungen, Raten und Abrechnung. TaskLoop steuert die operative Arbeit. Es läuft neben Ihrem PMS und ist nicht damit integriert. Was das im Alltag bedeutet, steht unter Integrationen.

Der Einstieg

Beginnen Sie mit Gästeanfragen und Zwischenreinigungen, den beiden Bereichen, in denen Gäste mit langem Aufenthalt Verzögerungen am stärksten spüren. Bringen Sie QR-Codes auf einer Etage oder in einem Gebäudeteil an, leiten Sie die Nachrichten an Guest Relations über das Dashboard und sehen Sie sich nach einigen Wochen Reaktionszeiten und Bewertungen an.

Die Preise werden individuell angeboten und richten sich nach der Zahl der Einheiten und Ihrem Team. Buchen Sie eine kostenlose Demo oder lesen Sie mehr über Hotelmanagement mit TaskLoop.